Les bonnes pratiques - les formats de conservation pérennes
Les bonnes pratiques - les formats de conservation pérennes⚓
Le contexte de dématérialisation croissante des activités a fait apparaître une nouvelle catégorie d'archives, les archives numériques.
Ces documents numériques sont souvent créés au moyen de logiciels, selon des formats propres à ces outils. Contrairement à l’archivage papier, où la lisibilité repose essentiellement sur le support matériel, l’archivage numérique dépend étroitement de l’évolution des technologies, des logiciels et des standards informatiques, qui peuvent rapidement devenir obsolètes.
Attention :
Le choix d’un format conditionne la capacité d’un document à être conservé, compris, accessible et réutilisable sur le long terme. Les documents deviennent souvent illisibles une fois l'application disparue. Il faut donc convertir le plus tôt possible les documents dans des formats stables.
Les formats de fichiers ne présentent pas tous les mêmes garanties en matière de pérennité. C’est pourquoi l’usage de formats standardisés, non compressés ou à compression sans perte, et indépendants d’un environnement technique donné est recommandé.
Le fait d'enregistrer un document dans un format pérenne dès sa création ne dispense pas le producteur d'une conversion future, car les formats évoluent constamment.
Les tableaux ci-après récapitulent les principaux formats de fichiers selon les types de documents (textes, tableurs, bases de données, présentations, images, audio, vidéo, dessins techniques, mise en page et archives compressées).
- Il faut toujours privilégier les formats recommandés, car ils sont dits « ouverts » (c'est à dire qu'ils sont utilisables par la majorité des applications).
- Les formats envisageables peuvent être utilisés, mais ils sont souvent rattachés à une suite bureautique et donc souvent lisibles uniquement par les utilisateurs de ces suites (on parle alors de formats propriétaires).
- Enfin, certains formats sont déconseillés car ils provoquent une importante perte de qualité et/ou de lisibilité lors de leur conversion.