Présentation
Nous assistons actuellement au développement croissant d'une administration électronique au sein même de l'université, ce qui entraîne les effets suivants :
La baisse des impressions de certains documents en version papier ;
L'utilisation massive de la messagerie électronique, utilisée souvent à tort comme source de stockage, de diffusion, et de recherche de documents ;
L'utilisation de logiciels de gestion stockant des données administratives clés;
Le développement d'une administration électronique, ainsi que la dématérialisation de certains documents : procédures de marchés publics, factures ;
L'évolution de la notion de preuve juridique.
Remarque
| Tout document numérique, qu'il soit natif ou issu d'une chaîne de numérisation, du moment qu'il a été produit par une personne dans le cadre de son activité doit être considéré comme une archive électronique (La gestion des archives au sein d'un établissement d'enseignement supérieur et de recherche, AMUE, 2010). |
Conseil
De fait, les documents numériques obéissent également à un cycle de vie et peuvent avoir une valeur probante et / ou informationnelle pour l'université, au même titre que les documents papier.
Seulement, ce cycle de vie a été adapté aux spécificités du support numérique.
- Le cycle de vie des documents dans l'environnement numérique à l'Unistra
- Éléments de contexte relatifs à la gestion de l'information numérique
- Identification des documents numériques
- Les risques relatifs à la conservation des supports numériques dans le temps
- Les problèmes posés par l'absence d'archivage numérique pérenne
- L'archivage électronique