Les bonnes pratiques
En raison de l'évolution croissante du numérique au sein des administrations et de la généralisation des outils de bureautique, des logiciels et des messageries, il est important de mettre en œuvre rapidement des bonnes pratiques en vue de faciliter la pérennisation des fichiers, ainsi qu'un éventuel archivage futur.
Si tous les documents numériques n'ont pas encore de valeur probante, beaucoup ont une valeur informationnelle forte pour l'université et il convient de conserver au mieux ce patrimoine.
Conseil :
Chaque agent de l'université détient à l'heure actuelle une forte responsabilité sur la gestion des documents électroniques qu'il produit au quotidien.
Le Service des archives a rédigé en ce sens des fiches pratiques avec des conseils simples et généraux en vue de permettre l'amélioration quotidienne de la gestion des documents électroniques. Elles ont été relues de manière commune au sein d'un groupe de travail sur la gestion de l'information.
Conseil :
Chacun se doit de mettre en œuvre ces conseils au quotidien.
Les thématiques de ces fiches sont les suivantes :⚓
Bonnes pratiques pour le tri des courriels⚓
Nous entrons dans une ère où les courriels occupent une place grandissante au sein des systèmes de communication. Les capacités de stockage des messageries atteignent vite leurs limites, c'est pourquoi il est important de savoir distinguer ce qu'il faut conserver de ce qu'il faut supprimer. Ce tri est une opération essentielle qui a pour but d'éviter la suppression de courriels importants.
L'archivage et le tri des courriels étant des notions assez récentes, il n'existe aucune réglementation sur le sujet. Il existe cependant quelques textes qui proposent un certain nombre de « bonnes pratiques ».
Complément : Pour en savoir plus...⚓
Bonnes pratiques pour le tri des courriels (fichier PDF)