GED' néralités
Introduction
La gestion électronique de documents[1] (G.E.D) couvre un vaste ensemble de systèmes, de stratégies et d'outils, visant à améliorer les processus impliquant la saisie, la gestion, l'enregistrement et la diffusion de l'information. Elle s'inscrit au sein des systèmes de Gestion de Contenu d'Entreprises[2] (en anglais Enterprise Content Management ou E.C.M) aux cotés de la numérisation, des workflows, de la gestion de la conformité réglementaire, du travail collaboratif et de l'archivage. Ces outils aident les établissements et entreprises de toutes tailles et de tous les secteurs d'activité à mieux organiser leurs données structurées et non structurées, dans le but de mieux gérer et exploiter un volume de contenu sans cesse croissant.
La publication des documents est soumise à des droits qui varient selon les domaines et les fonctions de chacun. Il est donc normal que vous ne puissiez pas voir certains fichiers accessibles à d'autres et inversement, au sein d'un même service.
A l'échelle de l'Unistra, la G.E.D devient le référentiel des documents nécessaires au bon fonctionnement des Directions, Services et Composantes. Elle favorise la recherche et le travail collaboratif, permet le stockage et l'archivage des données constitutives de la vie de l'établissement. Véritable outil de travail et de gestion de la production, elle n'est pas seulement un outil de publication. Grâce à elle, les pratiques métiers sont harmonisées.
Public destinataire
Cette documentation s'adresse aux membres de la communauté Universitaire qui sont amenés à rechercher et consulter des documents métier dans la G.E.D.
Prérequis
Pour utiliser la G.E.D, un ordinateur sous environnement Windows, Mac OS X ou Linux ainsi qu'un navigateur (Firefox, Safari ou Edge par exemple - Explorer est à éviter) sont nécessaires.
Afin de se connecter à la plateforme, des identifiants L.D.A.P sont demandés. Ce sont ceux qui permettent de se connecter par ailleurs à l' E.N.T.
En l'absence de domaine de rattachement, les agents peuvent rejoindre des espaces de travail collaboratifs sous réserve d'en faire la demande auprès de l'administrateur du domaine concerné.
Mise en production de la G.E.D
Le service est en production pour tous les personnels Unistra depuis le 20 Avril 2015. Le déploiement au sein des Directions, Services et Composantes de l'Université de Strasbourg se faisant par vagues successives.
AttentionVariantes entre cette documentation et l'application G.E.D
Même si la G.E.D est entrée en production, elle est en constant développement au fur et à mesure de l'intégration des nouveaux processus métiers et de leurs impératifs. Il est possible que certaines captures d'écran ou des dénominations de zones diffèrent entre cette documentation et la plateforme en production.
Les mises à jours étant faites régulièrement, n'hésitez pas à re-télécharger ou consulter la dernière version de ce guide.
Remarque
Les noms de certains documents ont été volontairement tronqués lors des captures d'écran afin de garantir la confidentialité des données.
Version imprimable
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