Le versement d'archives
Le versement d'archives est l'opération matérielle et administrative par laquelle les archives sont transférées du service qui les a rassemblées vers le Service des archives, compétent pour les recevoir.
Le versement permet un accès efficace à l'information (instruments de recherche).
Le versement permet d'améliorer la gestion de l'espace dévolu aux dossiers courants et intermédiaires (principe de versement continu).
Le versement est une prise en charge officielle des documents (responsabilisation au niveau du contenu de l'information) : cette opération induit le transfert de la responsabilité sur les documents, mais pas le transfert de leur propriété.
Documents à verser au Service Archives :⚓
- Archives intermédiaires : Ce sont les dossiers clos qui ne sont plus alimentés au quotidien. Ces documents sont conservés à titre administratif, juridique, probant. Ils sont couverts par une durée d'utilité administrative (DUA).
- Archives historiques : Ces dossiers ne sont plus couverts par une durée d'utilité administrative. Ils sont conservés de manière définitive en raison de leur valeur patrimoniale.
Documents que l'on ne verse pas au Service des Archives :⚓
- Les dossiers courants : Ce sont les dossiers en cours, ceux qui sont alimentés au quotidien. Ils sont conservés dans les bureaux à proximité des agents.
- Tout document qui peut être éliminé sans visa d'autorisation : Il s'agit des doublons, copies, notes de travail, revues professionnelles, catalogues professionnels, circulaires, notes pour information.
- La documentation scientifique et technique : Ouvrages et publications.
- La documentation administrative : Elle ne peut pas être considérée comme des archives. Cependant, il faut conserver une collection par établissement, c'est-à-dire une collection pour l'ensemble de l'Université de Strasbourg. Vous êtes invité à consulter l'archiviste avant de demander la destruction de cette documentation.