Les normes existantes
La normalisation, phénomène provenant du monde de la technique ou de l'industrie, concerne dorénavant également les questions documentaires et numériques. Ces aspects se sont fortement développés durant les quinze dernières années.
Les normes sont le fruit d'une collaboration entre experts, prestataires et utilisateurs. Elles visent l'amélioration collective, ainsi que l'interopérabilité.
Tableau des normes relatives à l'archivage électronique :⚓
Référence | Intitulé de la norme | Usage de la norme |
|---|---|---|
NF Z42 013 | La norme Z42-013 a été diffusée par l'AFNOR dès 1999 et révisée plusieurs fois. Elle décrit « les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer la conservation et l'intégrité ». Elle énonce quatre exigences pour l'archivage, en accord avec la législation française :
La norme NF Z 42-013 a permis de normaliser le domaine du tiers-archivage, ainsi que celui de l'édition de logiciels et de services concernant l'intégrité des documents numériques. | |
ISO 14641-1 | Archivage électronique – Partie 1: Spécifications relatives à la conception et au fonctionnement d'un système d'information pour la conservation d'informations électroniques (2012) | Cette norme, issue de la norme AFNOR Z42013, est axée sur la conservation sécurisée des documents numériques. Elle présente les mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l'enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques afin d'en assurer l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et l'exploitabilité aussi bien à court terme que dans la longue durée. |
ISO 14721 | Systèmes de transfert des informations et données spatiales – Système ouvert d'archivage d'information (OAIS) – Modèle de référence (2003) Open Archival Information System (OAIS) | Ce standard de référence basé sur le modèle OAIS publié en 2003 et mis à jour en 2011 concerne l'archivage à long terme des informations existant sous forme numérique, en prenant en compte les évolutions technologiques ou la perte de l'environnement original d'utilisation. Il est à l'heure actuelle reconnu au niveau international. Ce modèle émet des recommandations techniques, spécifie les termes et énonce les concepts s'appliquant à un Système ouvert d'archivage d'information. Il identifie également les acteurs, décrit les fonctions et les flux d'information et propose un modèle d'information. Un des préalables de l'OAIS est qu'il faut « bien identifier ce que l'on veut conserver ». |
ISO 13008 | Information et documentation – Processus de conversion et migration des documents d'activité électroniques (2012) | Publiée en 2012, ISO 13008 définit les exigences, la planification et les procédures en matière de conversion (changement de format) et de migration (changement de support) des documents électroniques afin d'en préserver l'authenticité, l'intégrité, la fiabilité et l'exploitabilité. |
ISO 30300 | Information et documentation – Systèmes de gestion des documents d'activité – Principes essentiels et vocabulaire (2011) | Les normes ISO30300 à 30304 ont pour objectif la mise en place d'un SGDA . Il définit des politiques, des objectifs et des lignes directrices pour contrôler les documents d'activité à travers des systèmes documentaires. Il renforce ainsi les aspects de management et d'audit de l'archivage. Le détail des normes est le suivant :
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MoReq | Model Requirements for the Management of Electronic Records (2012) | La norme a été éditée en anglais en 2001 par la Commission Européenne. Elle a été traduite en français en 2004, et a fait l'objet de deux mises-à-jour en 2008 et 2011. Elle est un modèle concernant les exigences techniques pour l'organisation des systèmes d'archivage électronique. Cette norme insiste principalement sur les exigences fonctionnelles pour l'archivage électronique à des fins de preuve à l'aide d'un système d'archivage électronique (SAE). A noter : les règles de conservation/destruction sont présentées comme la pierre angulaire du système d'archivage électronique. |
ICA-Req | Principes et exigences fonctionnelles pour l'archivage dans un environnement électronique (2008) | Cette norme a été publiée par l'ICA en 2008, en 3 modules :
Elle est devenue en 2011 la norme ISO 16175. |
SEDA | Standard d'échanges de données pour l'archivage | Le SEDA est un modèle français élaboré en 2006, issu de la collaboration du SIAF et de la DGME , visant à fournir un cadre normatif aux échanges entre les services d'archives et leurs partenaires. Il permet de modéliser les transactions entre les acteurs de l'archivage en vue d'une interopérabilité. Il a été mis à jour en 2014 par la norme NF Z44-022 dite MEDONA. |
ISO 15836 | Information et documentation - L'ensemble des éléments de métadonnées du Dublin Core (2009) | Cette norme de métadonnées, issue du modèle Dublin Core, propose un ensemble d'éléments, simples, pour décrire une grande variété de ressources en réseau. Elle comprend 15 éléments dont la sémantique a été établie par un consensus international de professionnels provenant de diverses disciplines. L'objectif, au travers de la définition d'un ensemble de champs de métadonnées standards, est de faciliter l'utilisation de ces informations dans des environnements applicatifs, par nature hétérogènes. |