L'archivage électronique
La gestion des documents électroniques nécessite la mise en place d'une démarche évolutive d'archivage électronique.
En effet, la mise en œuvre d'un système d'archivage électronique est le fruit d'une longue démarche qui devra permettre à terme de maîtriser la gestion des archives électroniques et d'en définir les règles spécifiques, ainsi que le choix d'un outil adapté.
La définition d'une politique d'archivage globale fait partie de ces préalables.
Actuellement, un projet d'initiation à l'archivage numérique pérenne porté par la Direction informatique et le Service des archives est en cours à l'université. Son objectif est d'initier une démarche en la matière et de permettre à l'Université d'acquérir un savoir-faire sur cette problématique.
En plus de la diffusion de la démarche et des procédures d'archivage, le projet d'archivage numérique pérenne a pour objectif de mettre en place une solution technique pour effectuer les premiers versements électroniques des services pilotes (Direction des ressources humaines).
La démarche se poursuivra sur plusieurs années au gré des besoins des services métiers, des composantes et unités de recherche, ainsi que de la Direction Informatique qui exploite et maintient le système d'information.
RemarqueDéfinition :⚓
L'archivage électronique est l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen et à long terme des informations numériques dans le but de les rendre accessibles et exploitables. L'archivage électronique implique d'identifier précisément les responsabilités des différents acteurs (autorité juridique, autorité d'archivage...).
Objectifs :⚓
Conserver le document
Le rendre accessible
En préserver l'intelligibilité...
Sur le très long terme (+ de 30 ans).
L'archivage électronique n'est pas...⚓
Une sauvegarde informatique
Une GED : gestion électronique des documents
L'ultime étape de stockage de données avant leur perte ou leur oubli.