Services d'enseignement et activités de formation

Il faut au préalable qu'il soit saisi dans SIHAM, via Orphée.

Pour rapatrier dans SOSIE un vacataire existant dans SIHAM (visible via Orphée), il faut saisir successivement (en mode de saisie [fond blanc]) son nom, son prénom et sa date de naissance en avançant avec la touche de tabulation. Cette dernière touche doit encore être activée une fois la date de naissance saisie. Là, SOSIE informe qu'il connaît la personne et demande confirmation du rapatriement. Il faut répondre « oui ». Une fois le rapatriement effectué, il faut compléter les rubriques non remplies du bloc « Intervenants extérieurs ».

Il faut lui saisir un agrément sur l'année universitaire en cours dans l'onglet « Agréments ».

Les périodes d'intervention ne doivent pas être à cheval sur deux années civiles. Concrètement, il y a forcément une période se terminant le 31 décembre 2014 suivie d'une période commençant le 1er janvier 2015. On peut visualiser les périodes actuelles sur l'écran d'édition des états liquidatifs (liste de valeurs « Période »).

Les heures effectuées par les enseignants dans le cadre de ces échanges font partie intégrante de leur service. Elles doivent être saisies comme heures payables en cadre C dans SOSIE.

Les crédits « Erasmus + » pour une mobilité enseignante ne sont prévus que pour participer à la prise en charge (partielle) des frais de transport et de séjour. Ces crédits ne peuvent en aucun cas être utilisés pour le paiement d'heures de cours.

Dans toute la mesure du possible (les échanges ne se faisant pas en termes d'heures, mais de semaines de mobilité [avec huit heures d'enseignement hebdomadaires au minimum avec Erasmus +, au lieu de cinq avec Erasmus]), il est souhaitable que ces heures puissent être compensées par un montant d'heures équivalent réalisées par les partenaires Erasmus +.

En tout état de cause, et quel que soit le montant de la compensation effective, les heures effectuées par des enseignants extérieurs dans le cadre d'Erasmus + doivent être saisies et déclarées non payables dans SOSIE (puisqu'ils sont censés, de manière identique que pour les enseignants de notre université, être rémunérés par leur établissement d'appartenance).

Des activités répertoriées dans le référentiel pourront être confiées à des personnels extérieurs (chercheurs des EPST, personnels de l'ENGEES...) après examen préalable de la situation.

Cette mention a exclusivement pour but de permettre de rémunérer des chercheurs et des enseignants-chercheurs et assimilés affectés dans des EPST ou des établissements partenaires de l'Unistra tels que l'ENGEES, l'INSA, l'ENSAS.

Les heures du référentiel sont modélisées sous la forme d' « étapes » / « SOSIE ». Il en existe quatre types :

• Les étapes « référentiel » hors IdEx ou soutien ORE : chaque item se décline par composante, et le régime « R » doit être saisi.

• Le Soutien ORE : l'item se décline par composante ; le régime « S » (Soutien ORE) doit être saisi.

• La Réussite étudiante : l'item se décline par composante en plus de l'item transversal d'Espace Avenir ; le régime « 4 » (IdEx – PIA) doit être saisi.

• Les étapes « référentiel » IdEx (hors Réussite étudiante) : l'étape n'existe que pour la composante pilote, et le régime « 4 » (IdEx – PIA) doit être saisi.

Les activités effectuées dans une composante tierce sont à saisir en cadre B.

La saisie a été effectuée sur un élément pédagogique (ELP) sans inscription pédagogique (IP). Cela entraîne également un blocage de l'état liquidatif.

On peut visualiser les ELP en anomalie dans l'édition automatique de SOSIE « Charges par U.E. » Dans cette édition, les éléments sans inscrit mais avec cours dispensé(s) sont signalés par un surlignage orange sur le nombre d'inscrits (en fait, orange quand il y a 0 inscrit, et rouge quand il n'y a pas d'information sur le nombre d'inscrits) ; les éléments avec inscrit(s) mais sans cours dispensé sont signalés par un surlignage vert sur les heures.

Un ajout en-dessous de chaque ligne de TP saisie est automatiquement effectué (un type d'intervention correspondant à cette régulation [« RG »] a été créé à cet effet et est visible sur l'écran de saisie).

Si l'intervenant extérieur est étudiant ou retraité, il faut l'indiquer dans la rubrique « type d'intervenant ». Dans ce cas, la saisie d'un employeur n'est pas nécessaire (et le pavé jaune d'avertissement prévenant de l'absence de la saisie de l'employeur n'apparaîtra pas sur le liquidatif de l'IE en question).

Il faut renseigner le code 875 (« SANS EMPLOYEUR - Chômeur depuis moins d'un an »).

Il faut renseigner le code 5053 (« INTERMITTENT DU SPECTACLE »).

Il faut renseigner le code 6714 (« Auto-entrepreneur / Indépendant / Libéral »).

La saisie d'un employeur n'est pas nécessaire ; le pavé jaune d'avertissement prévenant de l'absence de la saisie de l'employeur n'apparaîtra pas sur le liquidatif de l'IE en question.

• Si la personne n'a pas d'heures complémentaires payables, il n'y a pas de liquidatif à éditer (le liquidatif est un ordre de payer).

• L'état récapitulatif n'a pas été édité auparavant. Les heures peuvent avoir quatre statuts différents :

1. « Saisie(s) » : les heures ont été saisies sur l'écran dédié.

2. « Editée(s) » : un état récapitulatif a été édité.

3. « Liquidée(s) » : un état liquidatif a été édité.

4. « Comptabilise(s) » : la fonction de paiement a été activée par la DRH le jour du départ des documents de paiement aux services des finances publiques.

Les heures ne peuvent avoir qu'un seul statut à la fois. Par exemple, une fois le récapitulatif édité, les heures passent du statut « Saisie(s) » au statut « Editée(s) ».

On ne peut pas sauter d'étape : un liquidatif ne peut pas être édité si le récapitulatif ne l'a pas été.

Les modifications faites sur l'écran de saisie nécessitent de rééditer récapitulatif et/ou liquidatif si ceux-ci avaient déjà été sortis.

• Le permanent n'a pas ses lignes traitées (cadre B) dans DéFiL

• Il existe de la saisie sur un ou des élément(s) pédagogique(s) sans inscrit.

Il est possible de faire des recherches avec des tronçons.

• « MULL% » vous ramènera tout ce qui commence par « MULL ».

• « %TSCH » vous ramènera tout ce qui se termine par « TSCH ».

• « %VAN% vous ramènera tout ce qui contient « VAN ».

Il existe trois types d'édition.

1. Les éditions « RH » — « Charges par UFR » et « Charges par UFR » et par intervenant » compilent les données concernant les enseignants affectés à votre structure (permanents + intervenants extérieurs [IE] ayant un agrément dans SOSIE) quelque soit leur lieu d'exercice (mais ne prennent donc pas en compte les heures effectués par des permanents d'autres composantes de l'université chez vous).

2. Les éditions « scolarité » — Elles compilent les données concernant les enseignements rattachés (dans APOGEE) à votre structure.

   Sont donc concernés tous les enseignements dispensés sur les éléments de la structure des enseignements (SE) concernés, qu'ils soient faits par vos permanents, par d'autres permanents de l'Université de Strasbourg ou par des IE et à l'exclusion des enseignements faits par vos permanents à l'extérieur.

   Attention, c'est bien le lien dans APOGEE qui détermine l'affectation et pas le préfixe du code de l'enseignement ( ex : le préfixe « AR », qui identifie la faculté des arts, ne prouve pas l'appartenance du diplôme à la composante ; ce cas de figure peut se rencontrer pour les masters « enseignement » ayant un code lié à une composante « porteuse » mais rattachés à l'ESPE).

   Les différentes éditions « scolarité » sont :

   o « Charges par diplôme » et « Charges par diplôme et par intervenant » additionnent les données des étapes reliées à ce diplôme. Ainsi, par exemple, sur un diplôme « licence de chimie », doivent remonter les trois années (qui constituent les trois étapes du diplôme).

   o « Charges par étape » et « Charges par étape et par intervenant » additionnent les données saisies sur les éléments pédagogiques reliés à ces étapes (au prorata des inscrits à l'étape) + les données saisies directement sur cette étape.

   Si l'on ne prend pas en compte les données saisies directement à l'étape (qui sont généralement une anomalie de gestion car la règle de l'Université est que la saisie doit se faire sur l'élément pédagogique ; par conséquent la saisie sur l'étape doit rester l'exception. Saisie sur l'élément pédagogique et saisie sur étape sont exclusives [le logiciel vous empêchera de saisir sur les deux]), le prorata va affecter les charges de la manière suivante :

   Exemple : pour un cours de 120 HETD (« culture scandinave ») mutualisé entre deux composantes sur les étapes « 1re année de danois » (75 inscrits) et « 1re année de norvégien » (25 inscrits), 90 heures remonteront sur le « danois » et 30 heures sur le « norvégien ».

   Il se peut que des étudiants provenant d'un nombre important de cursus différents s'inscrivent à un cours et que cela génère dans vos éditions des fractions très faibles (parfois pour des enseignants que vous ne connaissez pas puisque l'élément est rattaché à une autre composante que la vôtre et que l'enseignant est aussi de cette composante extérieure).

   o « Charges par U.E. » et « Charges par U.E. et par intervenant » remontent les données saisies sur les éléments pédagogiques présents dans SOSIE. Dans ces éditions, les éléments sans inscrit mais avec cours dispensé(s) sont signalés par un surlignage orange sur le nombre d'inscrits (en fait, orange quand il y a 0 inscrit et rouge quand il n'y a pas d'information sur le nombre d'inscrits) ; les éléments avec inscrit(s) mais sans cours dispensé sont signalés par un surlignage vert sur les heures.

3. Les autres éditions — Les totaux de vos charges seront donc différents si vous passez d'une édition « RH » à une édition « scolarité » puisque le périmètre n'est pas le même. L'explication de la différence se trouve dans les éditions « Échanges par UFR » et « Échanges par UFR et par intervenant » où sont répertoriées les heures que vous donnez et celles que vous recevez.

Pour les restaurer, il faut procéder de la manière suivante :

• Ouvrir le panneau de configuration ;

• Double-cliquer sur « Java » ;

• Aller dans l'onglet « Avancé » ;

• Cliquer sur la croix devant « Sécurité » ;

• Cliquer sur la croix devant « Vérification de sécurité du code mixte » ;

• Cocher la case « Activer: masquer l'avertissement et exécuter avec des protections ».

Le code « 1 » (« Formation initiale ») est prévu par défaut.

Il faut le remplacer par le code « 2 » (« Formation continue ») quand il s'agit d'une action en FC qu'elle relève ou non du SFC.

Le code « 4 » (« IdEx – PIA ») est prévu pour les projets spécifiques des Initiatives d'excellence des projets « investissements d'avenir ».

Le code « E » (« EUR ») est prévu pour les projets spécifiques des écoles universitaires de recherche.

Le code « S » (« Soutien ORE ») est prévu pour les cours de soutien délivrés dans le cadre de loi « Orientation et réussite des étudiants ».

Le code « 3 » était destiné au plan Réussite en licence, et le code « 5 » était prévu pour les heures de soutien à la mise en place de l'évaluation continue intégrée financées par les IdEx.

Une saisie rigoureuse permet de faire un suivi très précis pour pouvoir rendre des comptes sur les crédits alloués.

Il est donc impératif dans les vérifications et saisies des services d'enseignant de veiller à ce que ce régime soit bel et bien identifié pour les actions en question.

Il faut saisir celle qui définit le mieux l'enseignement (à l'appréciation du chargé de SOSIE). Des disciplines peuvent être ajoutées si nécessaire.

Les enseignants invités doivent être considérés comme des permanents. Bien qu'ils aient les mêmes obligations que les enseignants-chercheurs, il n'y a aucune précision relative au service dû sur l'arrêté de nomination.

Il en sera de même dans SOSIE : les services dus seront à zéro, mais les heures saisies devront systématiquement être décochées pour être considérées comme non payables (motif numéro 151, « Enseignant invité »).

Le module DéFiL (pour « dématérialisation de la fiche de liaison ») qui sert à la vérification des échanges de service) n'est utilisé que pour le service réalisé, pas pour le service prévisionnel.

Les quatre étapes du processus sont les suivantes :

1. Le gestionnaire de la composante d'exercice reporte les services de SOSIE (tels qu'ils apparaissent dans DéFiL) dans l'application. C'est l'étape essentielle.

2. Le gestionnaire de la composante d'exercice valide le report.

3. Le directeur de la composante d'exercice valide le report.

4. Le gestionnaire de la composante d'affectation valide le report.

Si ce qui est à reporter dans DéFiL est identique à ce qui figure dans SOSIE, il ne faut néanmoins pas valider sans effectuer le report, puisqu'un non-report est considéré comme le report de 0 h, ce qui entraîne l'effacement des données dans SOSIE.

Chacun dépend de l'avancement des autres pour pouvoir terminer la saisie des états. Aussi, il est conseillé de saisir les échanges dans DéFiL dans les meilleurs délais.

SosieWebEns est ouvert chaque année du 1er au 30 septembre. Il est conseillé d'utiliser le navigateur Mozilla Firefox pour la saisie des heures SosieWebEns.

Une aide en ligne est disponible à l'adresse http://documentationlogicielle.u-strasbg.fr/DI/Services_metiers/Suivi/SOSIE/documentation_utilisateur/co/manuels.html.

Les enseignants ayant saisi dans SosieWebEns n'auront pas à signer leur état récapitulatif prévisionnel, si celui-ci n'est pas modifié par l'administration de la composante. Les enseignants qui ne sont pas dans SOSIE parce que leur situation vient d'être modifiée, ou parce qu'ils sont nouveaux, ne sont pas concernés par la date du 30 septembre. Le problème peut aussi se poser pour les doctorants contractuels avec mission d'enseignement qui ne peuvent pas saisir leur service dans SOSIE via l'ENT, car la procédure d'attribution des missions ne correspond pas aux dates d'ouverture de SosieWebEns.

Selon leur nature, elles sont déversées automatiquement depuis SIHAM, saisies par la DRH ou saisies par les composantes.

Les éléments pédagogiques nouvellement créés dans Apogée basculent dans SOSIE la nuit suivante dès lors qu'ils sont de nature MATI (ou EAM, MLNS, PRJ, SE, SORE) et qu'ils sont bien reliés à la structure des enseignements (SE) de niveau 1.

Vous n'avez accès qu'aux éléments reliés à une étape ouverte dans Apogée, ce qui exclut :

• Les nouveaux éléments qui n'ont pas encore été liés à une étape dans Apogée ;

• Les éléments préexistants qui ne seraient plus liés qu'à des étapes fermées.