Créer un espace ou un salon

Sur Matrix Unistra, toute personne peut librement créer un espace ou un salon, en fonction de ses besoins.

Conseil

Créer un espace ou un salon pour réunir le groupe de son choix est très facile. Mais en avoir de trop nombreux dans sa liste peut aussi être source de nuisance, surtout lorsque les périmètres se chevauchent. Il est donc conseillé de se poser les questions suivantes :

  • Parmi les espaces/salons dans lesquels je suis inscrit·e, un ne correspondrait-il pas déjà au besoin, avec éventuellement quelques ajustements ? Il peut par ex. s'agir d'élargir un espace/salon : en terme de sujet ou de participant·es (à voir avec ses gestionnaires et avec l'accord des autres participant·es).
  • Existe-t-il un espace/salon qui répondrait au besoin (recherche dans l'existant, si échange à vocation publique) ?
  • Les autres personnes concernées ont-elles déjà un salon pour cela ou qui pourrait être adapté (cf. 1er point) ?

Si vous ne pouvez répondre affirmativement à aucune de ces questions, « allons-y Alonzo ! »

Dans l'interface principale, repérez les icônes + placées dans leur contexte, dans les colonnes des espaces et des salons.

  • Création d'un nouvel espace : le + sous la liste d'espaces.

  • Création d'un nouveau salon : les + de la colonne des salons. Celui côtoyant la section Personnes facilite le démarrage d'une conversation privée (1 à 1) et celui de la section Salons  la création d'un salon de groupe. Au sommet, le + à côté du titre de l'espace est un raccourci pour faire les deux.

ProcédureCréer un salon⚓

Procédure
  1. Via une des icônes + de la colonne des salons, cliquez sur Nouveau salon⚓
    Cas spécifique des conversations privées (1 à 1)

    L'option Commencer une nouvelle conversation privée ouvre un champ de suggestion et de recherche de personnes. Pour trouver quelqu'un et initier un 1 à 1, référez-vous à la section dédiée.

    1. Une fenêtre s'ouvre avec des pré-réglages proposés.

  2. Renseignez les informations⚓

    • Nom : il s'agit du titre, du nom d'affichage. Il peut contenir des espaces. Choisissez-le explicite.

    • Sujet : optionnel, le sujet est affiché dans les informations du salon et peut renseigner ses membres sur l'objectif ou la thématique de celui-ci.

    • Nature du salon : sélectionnez si celui-ci est privé (accessible sur invitation) ou public (trouvable par tous·tes). En combinaison avec un espace, il est possible d'affiner ultérieurement pour n'être trouvable que par les membres de ce dernier.

    • Chiffrement : il est optionnel, uniquement pour les salons privés (et conversations 1 à 1).

    Truc & astuce

    Le nom, le sujet et la nature (public/privé) peuvent être modifiées par la suite.

    Cas des salons chiffrés

    ConseilHistorique des salons chiffrés⚓

    Dans un salon chiffré, on ne peut lire les messages qu'à partir de son arrivée dans le salon et non ceux échangés avant celle-ci. Tenez-en compte !

    Pour démarrer un salon chiffré, il est préférable d'inviter (et de laisser arriver) ses correspondant·es avant d'y envoyer des messages ... ou de le démarrer en clair puis le chiffrer quand votre groupe de départ est bien installé.

    Attention

    Opération à sens unique : vous pouvez chiffrer un salon créé précédemment en clair mais vous ne pouvez pas déchiffrer/passer en clair un salon qui est déjà chiffré.

  3. Cas 1 : vous créez un salon public⚓

    Conseil

    Par ex. si vous avez un sujet d'échange concernant potentiellement l'ensemble de la communauté universitaire ou pour faciliter temporairement les accès à votre salon avant de le rendre privé.

    Nous déconseillons l'usage des canaux publics pour diffuser massivement de l'information : pour cela, privilégier Ernest.

    Après avoir sélectionné Salon public, la fenêtre de création s'actualise.

    1. Renseignez l'adresse du salon : celle-ci servira à composer l'URL du salon. Elle est unique sur la plate-forme et ne doit pas contenir d'espace.

    2. Cliquez sur Créer un salon pour valider.

  4. Cas 2 : vous créez un salon privé⚓

    Conseil

    Par ex. si vous voulez réunir votre service, votre équipe, votre groupe de travail.

    Pour débuter, nous recommandons de créer au moins un groupe privé pour tous les membres de votre service ou de votre équipe. Le cas échéant, se rapprocher de son responsable pour voir s'iel juge un tel canal approprié/utile.

    Après avoir sélectionné Salon privé, la fenêtre de création s'actualise.

    Choisissez si vous le souhaitez chiffré ou non puis cliquez sur Créer un salon pour valider.

  5. Résultat

    Votre salon public ou privé est créé et s'affiche. Par défaut, il est classé dans l'espace Accueil mais vous pouvez librement changer cela.

    Truc & astuce

    S'il est public : le salon est trouvable dans l'annuaire ou via une recherche de salon public

    S'il est privé : le salon est n'est pas trouvable dans l'annuaire ni via une recherche ; les participant·es doivent être inscrit·es manuellement.

    Remarque

    À sa création, vous en êtes le ou la seule membre.

ProcédureCréer un espace⚓

Procédure
  1. Cliquer sur l'icône + de la colonne des espaces (Créer un espace)⚓

    1. Une fenêtre s'ouvre pour vous proposer d'en choisir le type.

      Remarque

      De la même manière que pour un salon, un espace peut être privé (accessible sur invitation) ou public (trouvable par tous·tes) et ce choix peut êêtre modifié ultérieurement.

  2. Cas 1 : vous créez un espace public⚓

    Conseil

    Par ex. pour regrouper et mettre à disposition un ensemble de salons publics ou pour faciliter temporairement les accès à votre espace avant de le rendre privé.

    Après avoir sélectionné Public, la fenêtre de création s'actualise.

    1. Renseignez les informations :

      • Nom : il s'agit du titre, du nom d'affichage. Il peut contenir des espaces. Choisissez-le explicite.

      • Adresse : celle-ci servira à composer l'URL de l'espace. Elle est unique sur la plate-forme et ne doit pas contenir d'espace. Elle se pré-complète pendant que vous saisissez le nom.

      • Description : optionnelle, la description est affichée dans les informations de l'espace et peut renseigner ses membres sur l'objectif ou la thématique de celui-ci.

    2. Cliquez sur Créer pour valider.

    Truc & astuce

    Le nom et la description peuvent être modifiées par la suite.

  3. Cas 2 : vous créez un espace privé⚓

    Conseil

    Par ex. si vous voulez réunir votre service, votre équipe, votre groupe de travail ou avoir un espace à vous seul·e pour rassembler vos salons favoris / d'usage fréquent.

    Renseignez les informations de base⚓

    Après avoir sélectionné Privé, la fenêtre de création s'actualise.

    1. Renseignez les informations :

      • Nom : il s'agit du titre, du nom d'affichage. Il peut contenir des espaces. Choisissez-le explicite.

      • Description : optionnelle, la description est affichée dans les informations de l'espace et peut renseigner ses membres sur l'objectif ou la thématique de celui-ci.

    2. Cliquez sur Créer pour valider.

    Truc & astuce

    Le nom et la description peuvent être modifiées par la suite.

    Définissez le périmètre de cet espace privé⚓

    Après confirmation de création de votre espace (ici « Service décoration »), celui-ci s'affiche vide, i.e sans salons ni autre participant·e que vous. Vous devez alors choisir son périmètre.

    • Seulement moi : l'espace est destiné à vous seul·e (pour votre auto-organisation).

      Cette option ouvre une liste à cocher de suggestions de salons et conversations à rattacher à votre espace : vous pouvez Ajouter selon vos souhaits ou Passer pour l'instant. Ceci achève la création de l'espace : vous pouvez alors ignorer les étapes suivantes de cette procédure.

    • Moi et mon équipe : l'espace a vocation à accueillir d'autres personnes. Poursuivez avec les étapes de la procédure.

  4. (Cas 1 & 2) Choisissez les salons de départ⚓

    Après confirmation de création de votre espace (ici « Service décoration »), celui-ci s'affiche vide, i.e sans salons ni autre participant·e que vous. Il propose alors de créer un échantillon de salons de démarrage dans l'espace, nommés « Général » et « Aléatoire ».

    Vous pouvez renommer ces salons, en ajouter ou empêcher leur création en effaçant les contenus de tous les champs de saisie.

    Cliquer sur Continuer (si vous créez des salons en même temps) ou sur Passer pour l'instant (si vous avez effacé les suggestions).

    Truc & astuce

    Si vous avez déjà des salons à rattacher à cet espace, vous pouvez ignorer cette étape et faire le rattachement par la suite.

  5. (Cas 1 & 2) Invitez des participant·es dans l'espace⚓

    Après choix (ou non) des salons, une nouvelle fenêtre s'affiche et vous propose de Copier/Partager le lien d'invitation pour accéder à votre espace (s'il est public) ou d'inscrire/inviter des personnes dans l'espace.

    (Espace public) Le lien d'invitation peut être copié dans un autre salon ou conversation, par ex. : ainsi vos contacts peuvent le suivre pour rejoindre l'espace.

    Le bouton Inviter des personnes ou Inviter par nom d'utilisateur ouvre un champ de recherche. Plusieurs personnes peuvent être sélectionnées : cliquer sur chacune pour l'ajouter dans le champ précédé du bouton Inviter puis cliquer sur ce dernier pour valider.

    Terminer avec Accéder à mon espace ou Passer pour l'instant pour afficher sa page d'accueil.

    Truc & astuce

    Vous pouvez aussi ignorer cette étape en cliquant immédiatement sur Accéder à mon espace ou Passer pour l'instant si vous préférez gérer vos participant·es dans un second temps, par ex. pour vous permettre d'ajuster les réglages de l'espace et de ses salons avant leur arrivée.

    Chercher des personnes

    Outre les suggestions affichées, pour chercher une personne, vous pouvez utiliser le prénom, le nom (ou l'adresse courriel si elle l'a enregistrée).

    À défaut, saisissez son nom d'utilisateur Matrix complet, sous la forme @login:tchat.unistra.fr , login étant son nom d'utilisateur Unistra. Il comprend l'adresse du serveur afin d'éviter les homonymies lors de l'interconnexion de plusieurs serveurs Matrix.

    Exemple

    ComplémentObtenir le login / nom d'utilisateur ?⚓

    • Pour connaître le nom d'utilisateur de vos collègues, vous pouvez utiliser le quisuisje.

    • Vous pouvez aussi demander à vos collègues de vous transmettre d'avance leur nom d'utilisateur Matrix, en dehors de ce dernier. Pour ce faire, elles et ils peuvent le copier de plusieurs façons :

      • Menu personnel, Tous les paramètres, champ Nom d'utilisateur : icône copie à droite du champ.

      • Barre de recherche, bouton Personnes puis bouton Copier le lien d'invitation (qui peut être copié tel quel dans votre recherche Matrix).

    Attention

    Seules les personnes s'étant déjà connectée une fois à Matrix Unistra peuvent être trouvées. À défaut, leur compte n'y existe pas encore.