Utilisation du format PDF
Bien souvent pour diffuser une ressource numérique réalisée avec un logiciel de traitement de texte, les rédacteurs le convertissent en document pdf (portable document format). Cela permet d'une part, de rendre le fichier moins volumineux en termes d'unité de stockage (ce qui permet de le diffuser par divers médias), et d'autre part d'être lu sans utiliser le logiciel de traitement de texte d'origine (un lecteur de fichier pdf gratuit suffit). En outre cette conversion diminue les possibilités de modification ultérieure du document.
En effet, Il n'est pas toujours nécessaire ou souhaitable de diffuser la version source (Word ou Open Office) d'un document afin d'éviter des modifications. Si cette sécurité est nécessaire alors il est souhaitable de faire la conversion à partir d'un logiciel de traitement de texte (Word, Writer...). Tous permettent d'enregistrer le texte sous le format pdf. Il est contre-indiqué de créer un tel document à partir d'un copieurs ou un scanner. En effet, ces procédés créent une image du texte qui n'est pas "lisible" par une application de synthèse vocale (ce ne sont plus des caractères formant des mots).
Conseil :
Si vous créez un document pdf , il est conseillé de toujours conserver la version d'origine (.doc, .docx...) afin de pouvoir aisément réaliser des modifications ultérieurement.
Si le document source n'est plus à portée de main, Adobe Reader (gratuit) permet d'enregistrer un pdf sous un format texte mais la mise en page est souvent perdue. Le logiciel Adobe Acrobat Pro (payant) vous permet cependant de faire des modifications plus importantes du document.
Attention : Verrouiller excessivement un document pdf limite l'accessibilité⚓
Attention bien que les logiciels de traitement de texte permettent de verrouiller un document pdf pour qu'il ne soit pas modifiable pensez à ne pas trop le « verrouiller ». Plus on cherche à verrouiller un document en interdisant sa modification, moins le document aura de chances de pouvoir être lu avec un logiciel de lecture d'écran ou de voir son contraste être adapté pour une lecture aisée.