Obtenir un accès à Apogée
En tant que nouvel utilisateur vous devez obtenir un accès à Apogée.
La demande d'accès doit être effectuée par le supérieur hiérarchique sur la base d'un formulaire à renseigner (fichier Excel) et transmettre ensuite à des-scol@unistra.fr.
Remarque : Modification d'accès⚓
Le formulaire doit également être utilisé pour une modification d'habilitation d'un utilisateur disposant déjà d'un accès Apogée.
Informations attendues :
Des données d'identification de l'utilisateur : nom, prénom, identifiant de connexion Unistra, adresse électronique Unistra principale, composante de rattachement de l'utilisateur, etc..
Il conviendra de préciser les domaines demandés pour les besoins du nouvel utilisateur.
Chaque domaine correspond à un ensemble d'actions liées à un thème donné : inscriptions administratives, inscriptions pédagogiques, organisation des épreuves, collecte et diffusion des résultats etc.
Par exemple le domaine « Dossier Étudiant » regroupe toutes les informations connues sur l'étudiant.
Toutes les données peuvent être accessibles en consultation, en fonction des habilitations de l'utilisateur. Certaines seront accessibles en modification selon les besoins de l'utilisateur (par exemple modification des adresses postales).
Si vous n'êtes pas familier des domaines d'Apogée, une description des fonctions à venir au sein de la composante/du service nécessitant un accès à Apogée permettra de définir les fonctionnalités dont l'utilisateur devra disposer.
Pour information ou rappel, Apogée présente l'ensemble des grandes fonctionnalités suivantes :
- Définir et exploiter la Structure des enseignements
- Paramétrer et calculer les charges d'enseignement
- Saisir les modalités de collecte des enseignements
- Préparer les épreuves et sessions d'examens
- Réaliser une inscription administrative (IA) et gérer le paiement des droits
- Réaliser le suivi administratif d'une IA
- Consulter et mettre à jour le dossier étudiant
- Gérer comptablement les paiements et remboursements
- Réaliser une inscription pédagogique (IP) et son suivi
- Organiser les jurys, saisir les décisions de commission et de jury
- Saisir les notes et résultats
- Délibérer et diffuser les résultats
Il conviendra en outre de préciser si l'utilisateur a déjà suivi des formations, et si oui lesquelles, ou bien d'indiquer s'il peut être formé en interne à la composante.
Accès au formulaire⚓
Télécharger le formulaire (fichier Excel)
Délai d'obtention d'un accès⚓
La DES crée ou modifie ensuite le compte utilisateur.
La Direction du Numérique contacte par courriel les nouveaux utilisateurs pour leur communiquer leur identifiant de connexion et leur mot de passe provisoire associé.
Ils doivent alors suivre la procédure de première connexion pour la création de son mot de passe personnel.
Lorsque le compte est modifié, les changements sont immédiatement effectifs dans Apogée.
Attention :
Les délais de création de compte ou de modification d'habilitations sont variables en fonction du nombre de demandes surtout lors des périodes de rentrée universitaire. Il est conseillé d'anticiper la demande.
Il est indispensable en particulier de disposer de son compte utilisateur pour les formations Apogée proposées dès le début d'année universitaire.
Complément : DOMAINES Apogée - En savoir plus⚓
Les grandes fonctionnalités d'Apogée sont regroupées par modules appelés aussi Domaines.
Le domaine Dossier Étudiant
Il regroupe toutes les informations connues sur l'étudiant. Il se constitue progressivement, en fonction des inscriptions administratives et des inscriptions pédagogiques effectuées année après année, des décisions de commission et de jury et des résultats obtenus. Il comprend donc les informations telles que données personnelles (état civil, adresses), cursus externe, données relatives aux IA et IP, etc.
Le domaine Accès à distance :
Le domaine Accès à distance permet de gérer l'ensemble des données nécessaires au fonctionnement des services numériques associés à Apogée : inscriptions administratives (IAPRIMO, IAREINS), le dépôt des pièces justificatives (PJWEB) et l'inscription pédagogique par les étudiants (IPWEB).
Le domaine Inscription administrative
Il permet la gestion des inscriptions administratives annuelles à l'établissement, la gestion des paiements (calcul et paiements des droits universitaires annuels) et la synthèse comptable annuelle par individu.
Le domaine Inscription pédagogique
Il permet de gérer l'inscription pédagogique et sa préparation : mise à jour de l'état civil de l'étudiant et de ses adresses, mise à jour des inscriptions de l'étudiant aux éléments relatifs à des versions d'étapes précédemment choisies, édition des inscriptions par étudiant ou par élément, mise à jour des décisions de Commission ou de jury ayant statué sur les dettes, les crédits ou les validations d'acquis attribués à un étudiant, processus de masse d'inscription pédagogique pour une année universitaire donnée, etc.
Le domaine Modalités de contrôle
Il se décompose de la façon suivante :
- collecte et archivage des notes et des résultats,
- le calcul de la note ou du résultat agrégé et
- la préparation des délibérations,
- la prise en compte des décisions de délibérations,
- la délivrance des diplômes et la diffusion rapide des résultats.
Le domaine Référentiel
Il permet de gérer l'ensemble des données nécessaires au fonctionnement des différents domaines de l'application, notamment la gestion des droits et habilitations, le paramétrage. L'administration d'Apogée via ce module est réservé à la DES et à la DNum.
Le domaine Résultats
Le domaine « Collecte et diffusion des résultats » a pour objet de gérer les processus de collecte, délibération et diffusion des résultats.
Le domaine Structure des enseignements
Il comprend l'ensemble des actions permettant de décrire et de faire évoluer le contenu et l'organisation des enseignements d'un établissement : description des diplômes, des étapes administratives constitutives de chacun des diplômes, des enseignements relatifs à chacune des étapes de chaque diplôme. La construction de la partie amont de la structure (diplômes, versions de diplôme, étapes et versions d'étape, liens entre ces éléments) est opérée par la Cellule Apogée. La construction de la partie avale de la structure, jusqu'au niveau le plus bas de l'arborescence est opérée au niveau de chaque composante : définition des enseignements à partir d'une version d'étape, création des éléments pédagogiques et des listes, liens entre ces éléments. Les personnels en composante en chargent de ces aspects sont les modélisateurs.
La saisie des charges d'enseignement est aussi effectuée dans ce domaine.
Le domaine Thèses HDR-DRT
Le domaine THESE, H.D.R., D.R.T. permet de suivre les étudiants de troisième cycle inscrits administrativement sur des diplômes de type Thèse, H.D.R., D.R.T.. Toutes les informations relatives à la thèse (Libellé des travaux, les différents responsables et équipes intervenantes dans la thèse....) sont enregistrées.
Il est donc plutôt « réservé » à la direction de la recherche.