Les bonnes pratiques
En raison de l'évolution croissante du numérique au sein des administrations et de la généralisation des outils de bureautique, des logiciels et des messageries, il est important de mettre en œuvre rapidement des bonnes pratiques en vue de faciliter la pérennisation des fichiers, ainsi qu'un éventuel archivage futur.
Si tous les documents numériques n'ont pas encore de valeur probante, beaucoup ont une valeur informationnelle forte pour l'université et il convient de conserver au mieux ce patrimoine.
Conseil
Chaque agent de l'université détient à l'heure actuelle une forte responsabilité sur la gestion des documents électroniques qu'il produit au quotidien.
Le Service des archives a rédigé en ce sens des fiches pratiques avec des conseils simples et généraux en vue de permettre l'amélioration quotidienne de la gestion des documents électroniques. Elles ont été relues de manière commune au sein d'un groupe de travail sur la gestion de l'information.
Conseil
Chacun se doit de mettre en œuvre ces conseils au quotidien.
Remarque
L'ensemble de ces fiches pratiques peut être consulté sur l'intranet du service archives.
Les thématiques de ces fiches sont les suivantes : ⚓
Bonnes pratiques pour le tri des courriels⚓
Nous entrons dans une ère où les courriels occupent une place grandissante au sein des systèmes de communication. Les capacités de stockage des messageries atteignent vite leurs limites, c'est pourquoi il est important de savoir distinguer ce qu'il faut conserver de ce qu'il faut supprimer. Ce tri est une opération essentielle qui a pour but d'éviter la suppression de courriels importants.
L'archivage et le tri des courriels étant des notions assez récentes, il n'existe aucune réglementation sur le sujet. Il existe cependant quelques textes qui proposent un certain nombre de « bonnes pratiques ».
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Bonnes pratiques pour le tri des courriels (fichier PDF)
Formats de conservation numériques pérennes⚓
La généralisation des outils de bureautique a fait apparaître une nouvelle catégorie d'archives, les archives numériques. Ces documents électroniques sont souvent créés au moyen de logiciels, selon des formats propres à ces outils. Soumis à une perpétuelle évolution technologique, ces logiciels peuvent rapidement devenir obsolètes.
Attention
Ces documents deviennent souvent illisibles une fois l'application disparue. Il faut donc convertir le plus tôt possible les documents dans des formats stables, afin d'assurer leur conservation à long terme.
Attention
Le fait d'enregistrer un document dans un format pérenne dès sa création ne dispense pas le producteur d'une conversion future, car les formats évoluent constamment.
Il faut toujours privilégier les formats dits « ouverts » (c'est à dire qu'ils sont utilisables par la majorité des applications).
Certains formats peuvent être utilisés, mais ils sont souvent rattachés à une suite bureautique et donc souvent lisibles uniquement par les utilisateurs de ces suites (on parle alors de formats propriétaires).
Certains formats sont déconseillés car ils provoquent une importante perte de qualité et/ou de lisibilité lors de leur conversion.
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Formats de conservation numériques pérennes (fichier PDF)
Nommer des fichiers informatiques⚓
Le repérage d'un fichier est plus efficace si son nom est significatif, c'est-à-dire représentatif de son contenu (ou du sujet) des documents.
Conseil
L'objectif est de normaliser les règles de nommage afin d'éviter les différences d'un utilisateur à un autre ou de devoir ouvrir un fichier pour comprendre son contenu.
Les règles de nommage facilitent l'accès à un document, pour le présent comme pour le futur, afin de permettre le partage et à terme le tri.
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Nommer des fichiers informatiques (fichier PDF)