Politique d'archivage

La gestion des archives implique deux principes fondamentaux :

Le principe du respect des fonds qui suggère l'intégralité matérielle et intellectuelle de chaque fonds d'archives. Il combine le respect de la provenance d'un fonds avec le classement cohérent des documents qui le composent (sous-fonds, dossiers - ayant eux-mêmes une cohérence interne-).

Le principe des 3 âges des documents

La vie d'un document d'archives n'est pas linéaire. Les documents d'archives ont un cycle de vie qui se décompose en 3 phases successives :

• Les archives courantes

• Les archives intermédiaires

• Les archives historiques ou définitives

• Les documents présentent un intérêt administratif très long et/ou historique : ils doivent être versés au Service Archives en vue d'un futur versement aux Archives départementales.
• Les documents ne présentent ni intérêt administratif ni intérêt historique : ils peuvent être proposés à la destruction.

Les archives courantes sont les dossiers que l'on conserve habituellement dans les bureaux, les dossiers que l'on utilise dans l'exercice de ses fonctions. Ce sont les dossiers ouverts, que l'on alimente au quotidien.

A l'issue de ce premier âge, les dossiers sont déplacés vers un espace d'archivage. Afin de réduire la taille du dossier, on peut effectuer soi-même un premier tri simple : retirer les trombones, les élastiques, les doublons, les notes personnelles n'ayant plus d'utilité ni d'intérêt dans la compréhension générale du dossier, la documentation. En moyenne la taille d'un dossier réduit de 20% après ce premier tri simple.

Les archives intermédiaires sont les dossiers clos, que l'on a déplacés vers un espace d'archivage. Ces dossiers sont conservés dans le cadre de la conduite des activités du service. Ils sont dotés d'une valeur juridique, administrative et d'exemplarité. Ils sont couverts par un délai d'utilité administrative (DUA).

A l'issue de ce second âge, on effectue un tri des dossiers à l'aide des tableaux de gestion ou calendriers de conservation ou à l'aide de l'Instruction DPACI/RES/2005/003. Les dossiers qui ne sont plus couverts par un délai d'utilité administrative (DUA) et dont le sort final est la destruction peuvent être éliminés, uniquement après visa des Archives départementales.

Les archives historiques et définitives sont les archives que l'on conserve indéfiniment en vertu de leur valeur patrimoniale. Elles contribuent à l'histoire de l'institution et à l'histoire locale. Dans le cadre de l'université, ces archives sont amenées à être versées à terme aux Archives départementales.