Intervenant extérieur
- Je me connecte à OSE
- Je saisis mes données personnelles
- Je fournis les pièces justificatives
- J'accède aux enseignements prévisionnels et je visualise leurs validations
- Je visualise mes contrat / avenants
- J'accède aux enseignements réalisés et je visualise leurs validations
- Je visualise les demandes et les mises en paiement
OSE permet aux chargés d'enseignement vacataires (CEV) et agents temporaires vacataires (ATV) de :
- Déclarer en ligne leurs informations individuelles nécessaires à leur prise en charge par l'université
- Déposer de manière dématérialiser les pièces justificatives produites à l'appui de leur recrutement
- Visualiser à tout moment la saisie et la validation de leur service d'enseignement
- Suivre l'édition de leur contrat de travail et la mise en paiement de leurs heures de vacation réalisées
Je me connecte à OSE⚓
Procédure : Étapes à suivre⚓
Je saisis mes données personnelles⚓
Procédure : Étapes à suivre⚓
- Une fois connecté (e), cliquez sur
⚓
Ou sur la première étape de votre feuille de route
Attention :
Certaines informations préalablement communiquées ou saisies (par exemple lors de votre intervention l'année précédente) peuvent être préenregistrées, il convient dans ce cas-là de les vérifier et les corriger le cas échéant.
Exemple :
Bloc contenant des informations obligatoires incomplet
Bloc d'informations complet
Champ obligatoire - Choisissez votre statut.⚓
Cette information va permettre de personnaliser les pièces justificatives requises à l'appui de votre engagement à l'université
Conseil :
Si vous ne trouverez pas votre statut dans la liste déroulante, rapprochez-vous de votre contact au sein des services administratifs de la structure dans laquelle vous intervenez.
- Complétez ou actualisez l'ensemble de vos données personnelles et contacts⚓
Remarque : Employeur principal⚓
Ce champ ne concerne que les agents de la fonction publique française.
Vous pouvez renseigner votre employeur principal en le cherchant par libellé, cependant, pour le trouver facilement, le mieux est de renseigner son numéro SIRET (Système d'identification du répertoire des établissements)
Truc & astuce :
Le numéro Siret est composé de 14 chiffres, il est délivré par l'INSEE. Ce numéro étant public, il peut être trouvé sur internet par exemple via le lien https://www.sirene.fr/sirene/public/recherche
Remarque : Domaine disciplinaire⚓
Chaque intervenant est rattaché à un domaine disciplinaire déterminé en fonction de la nature des enseignements à réaliser. Six domaines disciplinaires sont proposés dans la liste déroulante :
- Droit, science politique
- Economie, gestion, AES (Administration économique et sociale)
- Arts, lettres, langues, SHS (Sciences humaines et sociales)
- Sciences
- Santé
- STAPS (Sciences et Techniques des Activités Physiques et Sportives)
Truc & astuce :
Si vous intervenez dans plusieurs domaines disciplinaires, renseignez celui dans lequel vous allez faire le plus d'heures.
Remarque : Profession /CSP⚓
Renseignez dans ce champ votre catégorie socioprofessionnelle
Truc & astuce :
La liste déroulante proposée est la nomenclature des professions et catégories socioprofessionnelles gérée par L'INSEE (niveau 2).
Vous pouvez consulter la liste détaillée des professions et catégories socioprofessionnelles (niveau 3) en bas de la page suivante
https://www.insee.fr/fr/information/2912545
Attention : À noter⚓
Tous les « blocs de champs » doivent afficher un indicateur
pour que le dossier soit considéré comme valide.Si vous rencontrez des difficultés à renseigner ces champs, rapprochez-vous de votre contact habituel au sein des services administratifs de la structure dans laquelle vous intervenez
- Cliquez sur
pour sauvegarder votre saisie.⚓Si vous avez renseigné l'ensemble des données demandées le message ci-dessous d'affiche.
Sinon, complétez les données manquantes (blocs
)
Attention : À noter⚓
En cas d'erreur lors de la saisie et tant que la validation de vos données n'est pas faite, vous pouvez modifier vos données et les enregistrer à nouveau.
Si vous souhaitez modifier vos informations après leur validation ou courant l'année universitaire (changement d'adresse, RIB, etc.), adressez-vous à votre contact au sein des services administratifs de la structure dans laquelle vous intervenez.
Votre fiche individuelle OSE est créée : les services administratifs de la structure au sein de laquelle vous intervenez en sont notifiés. Sur cette base, ils sont en mesure de procéder à un contrôle de conformité des données saisies et à la validation de vos données individuelles.
Truc & astuce :
Vous pouvez suivre la validation de vos données personnelles par les services administratives en cliquant sur la 5éme étape de votre feuille de route
Une information en haut de la page vous indique si votre dossier a été validé
ou pas encore
Votre feuille de route en page d'accueil de l'application est mise à jour automatiquement, l'étape suivante est activée
Attention : À noter⚓
Aucune intervention n'est attendue de votre part sur la 2éme étape de votre feuille de route « J'accède aux enseignements prévisionnels » (cette étape est traitée plus loin dans ce guide), vous pouvez dès à présent déposer vos pièces justificatives demandées en fonction de votre situation déclarée, en cliquant sur la 3éme étape « Je fournis les pièces justificatives »
Je fournis les pièces justificatives⚓
Les pièces justificatives demandées sont personnalisées en fonction du statut que vous avez sélectionné dans les données personnelles et des critères de recrutement définis par l'établissement.
Procédure : Étapes à suivre⚓
- Cliquez sur
dans le menu à gauche de votre fiche individuelle⚓Ou cliquez sur « Je fournis les pièces justificatives » dans votre feuille de route
- Résultat
Une fois l'ensemble des pièces requises pour un statut donné déposées, le message suivant s'affiche
Une information importante s'affiche également en bas de la page
Les services administratifs de la structure dans laquelle vous allez intervenir sont notifiés du dépôt des pièces justificatives. Ils sont en mesure de procéder au contrôle de conformité de ces pièces et à leur validation.
Attention : À noter⚓
En cas de refus d'une pièce déposée vous recevrez un e-mail dans votre boite mail personnelle vous indiquant la démarche à suivre.
Truc & astuce :
Vous pouvez suivre la validation de vos pièces justificatives par les services administratifs en cliquant sur la 4éme étape de votre feuille de route
Les pièces validées sont marquées en vert elles ne peuvent plus être modifiées, les pièces en attente de validation sont grisées elles peuvent encore être remplacées si besoin.
Attention : À noter⚓
Si vous souhaitez remplacer une pièce validée, rapprochez-vous de votre contact habituel au sein des services administratifs de la structure dans laquelle vous intervenez
J'accède aux enseignements prévisionnels et je visualise leurs validations⚓
Si vos données individuelles et vos pièces justificatives ont été validées, la saisie et la validation de votre service prévisionnel d'enseignement sont assurées par les services administratifs de la ou des structures au sein desquelles vous allez intervenir ; aucune intervention n'est attendue de votre part sur ces volets. Cependant, il vous sera possible de consulter votre service saisi et de suivre sa validation.
Procédure : Pour visualiser les enseignements prévisionnels saisis⚓
- Cliquez sur la 2éme étape de votre feuille de route
⚓ou sur "Enseignements prévisionnels" dans le menu à gauche de l'écran.
Les enseignements prévisionnels saisis par les différentes structures d'intervention se présentent ainsi
Procédure : Pour visualiser la validation des enseignements prévisionnels⚓
- Cliquez sur
⚓Ou sur "Validation des enseignements prévisionnels" dans le menu à gauche de l'écran.
- Résultat
Les enseignements prévisionnels validés sont marqués en vert
Les enseignements prévisionnels en attente de validation sont grisés
Je visualise mes contrat / avenants⚓
Le contrat d'engagement en qualité de chargé d'enseignement ou agent temporaire vacataire est l'acte juridique qui vous lie à l'Université de Strasbourg. Le contrat est élaboré par votre première structure d'intervention (chronologiquement, la première structure à saisir un service prévisionnel d'enseignement dans OSE) ; si vous intervenez pour le compte d'une ou plusieurs autres structures, un ou plusieurs avenants à ce contrat initial seront élaborés par les services administratifs de ces structures d'intervention.
Après la validation de votre service prévisionnel, vos contrat et avenants sont d'abord en phase « projet », à ce stade vous pouvez uniquement visualiser les enseignements prévus par un contrat et, éventuellement, par un ou plusieurs avenants, dans chaque structure d'intervention
Procédure : Pour visualiser vos projets de contrat / avenants⚓
- Cliquez sur
dans votre feuille de route⚓Ou sur " Contrat / avenant" dans le menu à gauche de l'écran
Le détail de chaque projet de contrat ou d'avenant est visible par structure d''intervention en cliquant sur
Attention : Le contrat validé⚓
Une fois votre contrat / avenant validé par les services administratifs de vos structures d'intervention, vous le recevrez par un e-mail, il convient de le vérifier avant de l'imprimer, de le signer et de le numériser au format PDF pour transmission par voie électronique à votre gestionnaire.
Ce contrat / avenant, sera contresigné par le Directeur de la structure, puis remis à votre disposition dans OSE (dans le même écran "Contrat / avenant") pour votre usage personnel.
Vous pouvez télécharger le document signé et déposé dans OSE en cliquant dessus
J'accède aux enseignements réalisés et je visualise leurs validations⚓
Comme dans le cas des services d'enseignement prévisionnels, les services d'enseignement réalisés seront renseignés et validés par les services administratifs de vos structures d'intervention. Aucune intervention n'est attendue de votre part sur ces volets. Cependant, il vous sera possible de consulter votre service saisi et de suivre sa validation.
Procédure : Pour visualiser les enseignements réalisés saisis⚓
- Cliquez sur l'étape
de votre feuille de route⚓Ou sur "Enseignements réalisés" dans le menu à gauche de l'écran
Les enseignements réalisés saisis par les différentes structures d'intervention se présentent ainsi
Attention : À noter⚓
Le tableau ci-dessus récapitule les heures de cours saisies (CM, TD, TP, CI), cependant l'unité de décompte des services d'enseignement à l'Université est l'Heure équivalent TD (HeTD).
- Une heure de cours magistral (CM) = 1,5 HeTD
- Une heure de cours intégré (CI) = 1,25 HeTD
- Une heure de travaux pratiques (TP) = 2/3 HeTD
Vous pouvez visualiser les HeTD de votre service d'enseignement dans le petit tableau indiqué en bas de la même page
Procédure : Pour visualiser la validation des enseignements réalisés⚓
- Cliquez sur
dans votre feuille de route⚓Ou sur "Validation des enseignements réalisés" dans le menu à gauche
- Résultat
L'enseignement est grisé quand il est en attente de validation, il est marqué en vert une fois validé par la structure d'intervention
Je visualise les demandes et les mises en paiement⚓
Dans l'état de la réglementation, le paiement de vos heures d'enseignement réalisées et validées est effectué après service fait, au fil de l'eau selon une périodicité définie par chacune de vos structures d'intervention.
Les demandes de mise en paiement sont effectuées par chacune des structures d'intervention, la mise en paiement est réalisée par la Direction des ressources humaines de l'université sur présentation d'un état liquidatif de paiement après service fait.
Vous pouvez à tout moment suivre les demandes et les mises en paiement de vos heures d’enseignement.
Procédure : Pour visualiser les demandes et les mises en paiment⚓
- Cliquez sur
ou sur
dans votre feuille de route⚓Remarque :
Les deux étapes affichent le même tableau, l'étape concernant les demandes est accessible dès qu'une demande de mise en paiement est réalisée par la structure d'intervention, celle des mises en paiement est déclenchée dès que la DRH de l'établissement traite la demande.
Vous pouvez également visualiser les mises en paiement en cliquant sur "Visualisation des mises en paiement" dans le menu à gauche de l'écran
Exemple : Exemple⚓
Dans l'exemple ci-après : 25 heures équivalent TD sont à payer, le paiement de 10 heures a été demandé par l'IUT de Haguenau «Demandes de paiement», la DRH a mis en paiement ces 10 heures au mois d'octobre «Mises en paiement », le restant à payer s'élève à 15 équivalent TD.
Attention : Rappel⚓
L'unité de décompte des services d'enseignement à l'Université est l'Heure équivalent TD (HeTD).
- Une heure de cours magistral (CM) = 1,5 HeTD
- Une heure de cours intégré (CI) = 1,25 HeTD
- Une heure de travaux pratiques (TP) = 2/3 HeTD
Remarque :
L'année universitaire en cours est affichée par défaut en haut à gauche de l'écran, à défaut renseignez la bonne année universitaire.
Conseil :
Si vous n'avez pas encore de compte à l'Université de Strasbourg ou celui-ci a été désactivé à la fin de vos activités à l'université, adressez-vous à votre contact au sein des services administratifs de la structure dans laquelle vous intervenez
À la page d'accueil, chaque intervenant dispose d'une « feuille de route » qui récapitule l'ensemble des étapes relatives à la gestion de son dossier, les étapes bleues sont actives ; celles grisées ne seront accessibles qu'après saisie complète de l'étape précédente (soit par vos soins, soit par les services de votre structure d'intervention), ou après validation de celle-ci par les services votre structure d'intervention
Exemple : Exemple de lecture⚓