Glossaire

A-CDE-IJ-PQ-Z

A-C

Bordereau d'élimination

Etat des documents soumis par un service producteur au visa d'élimination de l'archiviste ou proposé pour l'élimination par un service d'archives au service dont émanent les documents.

Bordereau de versement

Pièce justificative de l'opération de versement comportant le relevé détaillé des documents ou dossiers remis à un service d'archives par un service versant : le bordereau de versement tient lieu de procès-verbal de prise en charge et d'instrument de recherche.

Collecte

Une des missions fondamentales d'un service d'archives consistant à recueillir et rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons, ainsi que des documents à acheter.

Communicabilité

Qualité d'un document ou d'un fonds d'archives que son régime juridique rend accessible au public. Les délais de communicabilité sont donc variables en fonction de la nature plus ou moins confidentielle ou personnelle des informations.

Communication

Une des missions fondamentales d'un service d'archives consistant à mettre les archives, en fonction de leur communicabilité et de leur état matériel de conservation, à disposition du public et des administrations, soit sur place dans la salle de lecture, soit avec déplacement, soit à distance.

Conditionnement

Opération destinée à protéger matériellement des documents d'archives à l'aide de chemises, de sous chemises, de boîtes, de containers...etc.

Cote

Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque article d'un service d'archives et correspondant à sa place dans l'organisation générale des domaines d'archives ou à son adresse dans les magasins.

D

Description archivistique

Présentation intellectuelle et matérielle d'une unité de description afin d'en fournir une identification exacte et unique, en expliquer le contexte d'origine et en permettre l'exploitation administrative ou historique

Document administratif

Document défini par la législation à l'exclusion des documents judiciaires comme produits ou reçus par une administration ou un organisme public ou chargé d'une mission de service public

Durée d'utilité administrative

Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d'être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut être détruit durant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation.

E-I

Élimination

Procédure réglementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt historique.

Fantôme

Fiche mise à la place d'un article ou d'un dossier extrait du dossier auquel il appartient, pendant la durée de sa communication.

Instrument de recherche

Outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de document d'archives de manière à les faire connaître aux lecteurs.

ISAD(G)

Norme générale et internationale de description archivistique. Elle énonce les grands objectifs et principes de la description archivistique et fournit une liste des éléments de description que l'on peut employer dans un instrument de recherche, avec la définition de ces éléments et des exemples d'utilisation

J-P

Métadonnée

Information permettant de renseigner les données de production d'un document, qui en précise la provenance et le contexte. Elles permettent donc d'identifier précisément les données relatives à ce document, de les interpréter convenablement et de les rendre intelligibles.

Mètre linéaire

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d'un mètre de longueur (abrégé en ml).

Plan de classement

Système qui fixe l'organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger de les classer et de les retrouver.

Préarchivage

Gestion des archives intermédiaires jusqu'à l'expiration de leurs durée d'utilité administrative, induisant à terme un tri, leur élimination ou leur conservation définitive.

Producteur

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l'exercice de ses fonctions.

Q-Z

Récolement

Vérification systématique, lors de la prise en charge d'un service d'archives ou à date fixe, de ses fonds et collections, consistant à dresser dans l'ordre des magasins (locaux d'archivage) et des rayonnages la liste des articles qui y sont conservés ou qui manquent par rapport aux instruments de recherche existants.

Records management

Terme anglophone désignant l'ensemble des mesures destinées à rationnaliser la production, le tri, la conservation et l'utilisation des archives courantes et intermédiaires

Tableau de gestion (ou calendrier de conservation)

Etat des documents produits par un service ou un organisme, reflétant son organisation et servant à gérer ses archives courantes et intermédiaires et à procéder à l'archivage de ses archives historiques. Il fixe pour chaque type de documents, les délais d'utilité administrative, délais de versement au service d'archives compétent pour les recevoir, le traitement final et modalité de tri à lui appliquer.

U.L.P.

Université Louis Pasteur

Versement

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d'archives passe de l'administration à un service de préarchivage ou à un service d'archive, ou bien d'un service de préarchivage à un service d'archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.