Les formats de fichiers
Ouvrir un documentTexte et bureautique

Bureautique

Format PDF (Portable Document Format)

avantages

inconvenients

Le format PDF[1], est un format de diffusion et de conservation normalisé par l'ISO sous les normes PDF/A-1 et PDF/X (respectivement ISO 19005-1 et ISO 15930).

De ce fait, il est un format idéal pour transmettre des documents : sa mise en forme conservée quel que soit le logiciel ou le système d'exploitation de l'usager.

Le format PDF n'est pas modifiable aisément, de par son statut même : c'est un format de diffusion et non d'édition.

Le format PDF peut être ouvert :

  • sous Windows, avec Adobe Reader

  • sur MacOS, avec Aperçu

  • sur Linux, avec xpdf

Format ODF (Open Document Format) et ses déclinaisons : odt (Text), ods (Spreadsheet), odp (Presentation)

avantages

inconvenients

Les formats OpenDocument[2] sont une norme internationale pour la bureautique (ISO 26300:2006). Il s'agit donc d'un format de conservation pérenne.

Le format OpenDocument n'est pas ouvrable avec des logiciels anciens.

La suite bureautique OpenOffice , depuis sa version 2.0, permet de créer, d'ouvrir et d'éditer des documents ODF dans le respect de la norme ISO.

Elle est disponible sur Windows, Mac et Linux.

Elle est téléchargeable gratuitement sur le site http://fr.openoffice.org.

La suite Microsoft Office permet également, depuis sa version 2007 SP2, d'ouvrir et d'enregistrer les fichiers OpenDocument.

Formats (Office) Open XML (docx, xslx, pptx)

avantages

inconvenients

Les formats Open XML[3] sont une norme internationale. Cependant, aucun logiciel ne respecte actuellement l'intégralité de la norme.

Les formats docx, xlsx et pptx ne sont pas ouvrables avec des logiciels anciens. Il existe néanmoins un plugin pour Office 2003, disponible sur le site de Microsoft.

La suite bureautique Office 2007 de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) est celle qui se rapproche le plus de l'implémentation de la norme ISO.

Depuis sa version 3, la suite gratuite OpenOffice permet également d'ouvrir et de modifier des documents créés avec le format Office Open XML.

La suite Office 2007 peut être installée sur un poste de l'Université sur demande.

La suite OpenOffice peut être téléchargée gratuitement sur le site http://fr.openoffice.org.

Formats doc, xls, ptt

Neutre

inconvenients

Ces formats sont lisibles par la majorité des traitements de textes / tableurs / logiciels de présentations du marché.

  • Formats obsolètes
  • Aucune pérennité (jamais normalisé)
  • Mise en forme boulversée à chaque logiciel / version
  • Lourdeur du fichier (images mal compressées)
  • Ne plus utiliser, sauf pour des soucis de compatibilité

Les formats doc, xls ou ptt s'ouvrent respectivement avec les outils Microsoft Word, Excel et PowerPoint.

Les différentes versions de la suite OpenOffice savent également ouvrir ces formats.

Format rtf

Neutre

inconvenients

  • Le format Rich Text Format[4] est lisible par tous les traitements de texte : à utiliser en cas de doute sur les destinataires si le besoin de modifier perdure.
  • Standardisé par Microsoft
  • En déclin - plus maintenu
  • Fichiers très lourds
Texte brut (txt)

Neutre

inconvenients

  • Lisible par tout éditeur de texte
  • Pas de mise en forme
  • Pas de mise en page
  • Pas prévu pour l'impression !

Le texte brut peut s'ouvrir avec n'importe quel éditeur de texte. Il est souvent associé au "bloc-notes" de Windows

Works (wps)

inconvenients

  • Format obsolète et abandonné
  • Spécifique à l'outil Microsoft Works

Le format Works s'ouvrait avec la suite Microsoft Works. Il peut également être ouvert avec OpenOffice Writer.

Il est recommandé de refuser ce genre de fichier de la part de vos étudiants.

OpenOffice 1.0 (sxw)

inconvenients

  • Format obsolète et abandonné (remplacé par OpenDocument)
  • Spécifique à l'outil OpenOffice 1

Le format sxw peut être ouvert avec les suites OpenOffice et StarOffice.

Que privilégier ?

Pour de la diffusion, on ne saura que trop recommander le format PDF.

Concernant l'utilisation d'un format éditable, il conviendra à l'usager de faire un choix entre OpenDocument et OpenXML. Le RGI autorise d'ailleurs ces 2 types de documents "révisables".

L'emploi de tout autre format est véritablement à proscrire, sauf contraintes très spécifiques (logiciels obsolètes) et en parfaite connaissance de cause (faible importante de la mise en page, aucune nécessité de conservation).

Que faire si mon document d'origine n'est pas dans un format recommandé ?

Il est impératif de faire une copie en convertissant le document source dans un format préconisé, et de travailler sur cette copie.

  1. PDF (format)
    Portable Document Format

    Le format de fichier PDF est un standard devenu une norme internationale (ISO 32000) pour l'échange et l'archivage de documents (respectivement, PDF/X : ISO 15930 et PDF/A : ISO 19005).

    Il a pour avantage de préserver la mise en forme d'un document, quel que soit l'application utilisée pour l'ouvrir.

  2. ODF (format)
    Open Document Format for Office Applications

    Le format OpenDocument est la norme internationale ISO/IEC 26300.

    Le format OpenDocument a pour déclinaison les formats suivants :

    • Texte : odt (OpenDocument Text)
    • Tableur : ods (OpenDocument Spreadsheet)
    • Présentation : odp (OpenDocument Presentation)
    • Dessin : odg (OpenDocument Graphics)
    • Base de Données : odb (OpenDocument Database)
    • Documents Modèles : ott, ots, otp, otg (OpenDocument text-template, spreadsheet-template, presentation-template, graphics-template)
    • Et aussi Diagramme : odc (OpenDocument Chart), Formule : odf (OpenDocument Formula), Image : odi (OpenDocument Image)
  3. Open XML File Formats
    docx, xlsx, pptx (formats)

    Les formats Open XML sont devenu la norme internationale ISO/IEC 29500.

    La suite la plus proche de cette norme actuellement est Microsoft Office 2007 (sous le format Office Open XML, datant d'avant la normalisation), qui utilise les suffixes : docx (Word, texte), xlsx (Excel, tableur) et pptx (PowerPoint, présentation).

  4. RTF (format)
    Rich Text Format

    Développé par Microsoft, le format RTF a longtemps été un standard d'interopérabilité entre les traitements de textes.

    Les données, y compris la mise en forme, y sont stockées sous forme de texte brut, ce qui produit très rapidement des fichiers extrêmement volumineux, en particulier lors de l'insertion d'images.

    Ce format assure une rétro-compatibilité avec les applications de traitement de texte courantes.