Eplouribousse - Manuel de l'utilisateur

• Monteurs de projet
• Administrateurs de projet
• Pilotes de projet

Un projet correspond à une opération de dédoublonnement. Typiquement, le montage est précédé d'une réunion de travail impliquant les 3 types d'utilisateurs concernés par le projet, réunion à l'issue de laquelle tous les éléments utiles seront fournis aux monteurs de projet. Ces éléments sont rappelés aux monteurs de projet au moment où ils entreprennent de créer le projet, mais ils peuvent très bien aussi appeler la page récapitulative à tout moment, et notamment au moment de cette réunion préparatoire.

Lorsqu'il dispose de tous les éléments nécessaires, le monteur de projet indique qu'il est prêt en cliquant sur « Je suis prêt » :

Le monteur est guidé tout au long de sa démarche :

Il commence par nommer et éventuellement décrire le projet, après quoi il valide :

Ensuite le monteur sélectionne les bibliothèques participantes au projet (si celles-ci ne sont pas encore présentes dans la liste valable pour le tenant, elles s'ajouteront à mesure : il faut veiller à ne pas créer de doublons) :

Il renseigne leurs collections (au format csv) ainsi que leur instructeurs :

Remarque 1 : Une même bibliothèque peut détenir plusieurs collections d'une ressource ; cela ne pose pas de problème.

Remarque 2 : Les collections obtenues via Self Sudoc doivent être téléchargées au format csv (sans tabulation, le séparateur doit être le point-virgule, double-quote pour les éléments textuels) ; les extractions doivent au moins contenir les colonnes suivantes telles qu'elles sont écrites ici (sans accent, avec les espaces ou absences d'espace et majuscules signalées ; par exemple il faut bien « PublieEn » et non « Publié en ») :

PPN ; Titre ; Issn ; PublieEn ; Etat de collection ; Lacunes ; Cote

PPN et Titre sont obligatoires pour tous les enregistrements (i.e. lignes)

(Il est toujours possible de revenir en arrière, de supprimer un utilisateur ou une collection saisis par erreur)

Quand toutes les bibliothèques ont été renseignées, le monteur indique enfin les pilotes, administrateurs, contrôleurs et éventuels invités :

Un récapitulatif s'affiche et le monteur peut passer le projet en review, c'est-à-dire le valider à son niveau pour transmission aux administrateurs qui pourront effectuer les réglages qui leur incombent et éventuellement des corrections sur les renseignements saisis par le monteur :

Un message informe les administrateurs du projet :

Une fois connecté, l'administrateur accède aux vérifications et paramétrages en cliquant sur la roue crantée en haut à droite :

Il parcourt les 5 onglets, vérifie, corrige si besoin et effectue les réglages qui lui incombent :

Les alertes, si elles sont activées, consistent en des messages envoyés aux utilisateurs concernés en temps opportun pour les notifier qu'une action en relation avec leur rôle est attendue de leur part. Par défaut, les alertes sont décochées. Seules les alertes activées par un administrateur sont réglables par les utilisateurs (voir plus haut « Connexion »)

Les motifs d'exclusion servent lorsque l'on veut exclure une collection de la participation à la résultante de la ressource considérée (voir plus loin « Positionnement »)

Attention : des motifs d'exclusion peuvent être rajoutés en cours de projet (voir rubrique « Administration courante d'un projet ») mais ils ne pourront plus être supprimés.

Une fois ces vérifications et ces réglages faits, l'administrateur va pouvoir transmettre le relais aux pilotes de projet ; il doit d'abord sortir du module de vérification et des réglages courants. Il peut le faire de deux manières, soit en cliquant sur la petite flèche, soit en cliquant sur l'intitulé du projet dans le bandeau de gauche :

Quand l'administrateur marque le projet comme prêt, une notification s'affiche :

L'administrateur peut surseoir à la validation (« Annuler »), mais généralement, il confirmera ; alors un message est envoyé aux pilotes de projet :

Lorsqu'il clique sur le lien reçu par mail (mais cela est possible aussi en cliquant sur l'icône du projet dans le bandeau à gauche) le pilote peut lancer immédiatement ou programmer le lancement différé du projet :

Dès confirmation, un message est envoyé à l'ensemble des utilisateurs du projet pour les informer qu'ils peuvent (si le lancement est immédiat) ou pourront (si le lancement est différé) y travailler :

Les utilisateurs autorisés pourront accéder à leur espace de travail par le lien indiqué dans le message ou en cliquant sur l'intitulé de leur projet dans le bandeau à gauche (s'il n'y a qu'un projet auquel ils ont accès, celui-ci sera immédiatement reconnu)