Guide du chercheur de l'Université de Strasbourg

Le PUI regroupe les compétences des services suivants : la Direction de la recherche et de la valorisation, la Direction des relations internationales, la Direction des ressources humaines, la Direction des finances, l'Agence comptable et la Direction des études et de la scolarité.

Les chargés d'affaires du PUI offrent au porteur de projet un accompagnement personnalisé tout au long de la vie du projet : de la phase d'information jusqu'au montage et la clôture du projet.

Le PUI apporte son soutien pour les projets financés par des subventions publiques aussi bien dans le domaine de la recherche que de la formation :

• Les financeurs et programmes de recherche et d'innovation suivis par le pôle sont : l'Agence Nationale pour la Recherche (ANR), la Commission européenne au travers du programme Horizon 2020, Interreg, les fonds structurels européens (FEDER), l'Université franco-allemande (UFA), ainsi que tout autre programme de financement pour la recherche.

• Les programmes de formation suivis par le pôle sont : Erasmus +, l'Université franco-allemande (UFA), ainsi que tout autre programme de financement pour la formation.

Le PUI apporte une assistance au porteur de projet dans toutes les communications avec le bailleur de fonds, notamment en ce qui concerne les formulaires administratifs et la gestion du budget. Il assure l'interface avec le bailleur de fonds lorsque l'université est coordinatrice du projet ou l'interface avec le coordinateur si l'université en est partenaire. La signature de différents documents administratifs adressés au bailleur de fonds est effectuée, sous le contrôle du PUI, par les personnes habilités à représentés l'établissement. La phase de contractualisation débute une fois le projet validé par le PUI et signé par les autorités compétentes.

Divers outils et documents ont été mis en place au sein du PUI afin d'assurer la traçabilité, le suivi et la sécurisation financière des projets pendant toute leur durée. Ainsi, Le porteur de projet est amené à indiquer le budget prévisionnel annuellement, réparti par type de dépenses par le biais d'une fiche budgétaire annuelle (FBA). Cette répartition des prévisions budgétaires peut être modifiée en fonction notamment de l'évolution du projet. Des crédits complémentaires peuvent être attribués si nécessaire, sur demande du responsable du projet.

C'est en s'appuyant de cette fiche que l'ouverture de crédits pour le projet sera effectuée par le département Financement de la recherche de la Direction de la recherche et de la valorisation. Le département est chargé de la mise en place des crédits qui concernent des financements publics (subventions). Il est également chargé de la création du support budgétaire pour ces projets et gère les justifications des dépenses qui y sont liées, c'est-à-dire la transmission au bailleur de fonds d'un relevé financier prévu selon les différentes modalités contractuelles et présentant les dépenses éligibles selon les règlements financiers ad-hoc. En effet, pour ces projets dits subventionnés, c'est-à-dire pour lesquels une somme est versée sans être la contrepartie d'une activité réalisée, l'attribution de la subvention dépend de la réalisation effective des dépenses.

L'ouverture des crédits pour les contrats de formation est gérée par le bureau du Budget de la Direction des finances.

Tous les financements publics obéissent aux mêmes règles d'ouverture de crédits. Certains ont néanmoins des dispositions complémentaires et des spécificités particulières, c'est le cas par exemple des projets européens, qui proposent en complément des dépenses d'équipement, permettant de compenser les coûts d'acquisition non-financés par la Commission européenne, et des coûts indirects (overheads), versés de manière forfaitaire et couvrant les frais supplémentaires liés au projet.

Pour plus d'information sur la gestion du financement de la recherche à l'Université de Strasbourg, voir le Guide de procédures de gestion des contrats rédigé par le PUI et qui se trouve sur l'ENT, dans la rubrique « Vie de l'université », onglet Pôle unique d'ingénierie (PUI).

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Le PUI effectue les étapes de veille, sensibilisation, information et de formation conjointement avec le CNRS pour l'ensemble des unités de recherche du site.