Écrire à une liste ou répondre à un message

Remarque

Au préalable, vous avez lu la rubrique

Consulter les listes existantes

Vous avez connaissance du nom de la liste que vous souhaitez contacter, vous savez qu'elle peut directement être contactée. Le message que vous allez envoyer va nécessairement concerner chacun des membres de la liste.

Deux formules possibles pour écrire à une liste ou répondre à un message :

  1. depuis l'interface web Sympa, ou

  2. depuis son webmail ou son logiciel ou « client » de messagerie habituel.

Écrire à une liste

1. Depuis l'interface web Sympa

Après authentification, la colonne de gauche affiche les listes auxquelles vous êtes abonné(e) (en-dessous du bouton ).

Le message est alors acheminé vers toutes les adresses électroniques de tous les abonnés de la liste.

2. Depuis son webmail ou son logiciel de messagerie habituel

Il suffit d'envoyer un message électronique à l'adresse de la liste, du type :

  • nom-de-la-liste@unistra.fr ou
  • nom-de-la-liste@etu.unistra.fr

Le message est alors acheminé vers toutes les adresses électroniques de tous les abonnés de la liste.

Répondre à un message

1. Depuis l'interface web Sympa

Après authentification, la colonne de gauche, sous , affiche les listes auxquelles vous êtes abonné(e). Cliquer sur le nom de la liste.

Ce sont l'ensemble des messages du mois en cours qui apparaissent (ou ceux messages du dernier mois au cours duquel des messages ont été échangés).

Les fonctions ne sont pas très étendues via l'interface web de Sympa. Il n'est en effet pas possible :

  • de modifier les destinataires,
  • d'ajouter d'autres destinataires,
  • d'attacher de pièce jointe à sa réponse.

Lire les messages d'une liste

2. Depuis son webmail ou son logiciel de messagerie habituel

La réponse à un message à une liste est similaire à l'envoi d'un message à une adresse électronique individuelle standard.

Les abonnés de la liste reçoivent le message et vous identifient comme expéditeur.

Attention : Si vous souhaitez répondre à l'auteur du message uniquement, assurez-vous que le destinataire de votre réponse est bien cette personne et seulement elle.

A noter

Si la liste est modérée, le message est tout d'abord envoyé au modérateur qui autorise ou non la diffusion du message.

La liste est modérée...

Lorsque vous postez un message sur une liste, lorsqu'elle est modérée, le message n'est pas instantanément envoyé. Il est envoyé après validation d'une personne mandatée pour vérifier que le contenu est conforme à la politique éditoriale de la liste : le modérateur[1].

C'est particulièrement vrai pour les listes généralistes à large diffusion comme uds-personnel.

Attention

Cette validation peut prendre un certain temps avant que l'envoi du message soit effectué. Vous ne serez pas forcement avisé de la validation.

Vous constaterez la diffusion du message via les archives de la liste (si vous avez accès) ou dans votre boîte aux lettres (si vous êtes abonné de la liste).

Vous pouvez envoyer un courrier au(x) modérateur(s) de la liste : nom-de-la-liste-editor@unistra.fr.

Bonnes pratiques de la communication électronique

Format du corps de message

Tant pour des raisons de poids du message que par souci d'adaptation à une variété de client de messagerie, il est préférable d'envoyer des textes simples (charset UTF-8).

Si votre client de messagerie est configuré pour envoyer des corps formatés en HTML, vérifiez que ce dernier soit envoyé sous la forme d'une alternative au texte (comportement par défaut dans Thunderbird).

Respect de la Netiquette

  • La nétiquette est un manuel de politesse à l'usage de l'internaute. Tout usager des services numériques devrait avoir connaissance des règles qu'elle présente.

    Les règles de mise en forme des messages et réponses électroniques sont particulièrement intéressantes (éviter le TOFU).

La gestion des fichiers joints

La plupart des services de messagerie imposent des limites de taille des messages. Tout dépassement peut se traduire par un rejet de l'expédition du message. Une limite a également été mise en place à l'université.

Dans ce contexte, il est vivement recommandé de limiter voire stopper l'envoi de pièces jointes via son outil de messagerie institutionnel. Il est conseillé de n'envoyer en pièce jointe que des documents qui ne sont pas disponibles sur le Web. S'ils sont accessibles en ligne, parce que déposés sur un espace dédié, il convient d'indiquer le lien et/ou les modalités de consultation dans son mail.

Envoi limité de fichiers joints à l'Unistra - Quelle solution alternative ? L'espace de stockage

Le gestionnaire de listes de diffusion présente une solution alternative. A chaque liste de diffusion correspond en effet un espace de stockage de documents, ce qui permet de déposer son document en ligne et de permettre à ses correspondants de les consulter et de les télécharger depuis cet espace.

Il n'y a pas de limite de :

  • taille des fichiers déposés dans cet espace ;
  • pour l'espace lui-même.
Que faire si la pièce jointe est vraiment indispensable et doit être associée à son message ?

Il convient dans un premier temps de vérifier auprès du responsable de la liste à laquelle vous êtes inscrit(e) quelle est la limite de poids des fichiers joints pour la liste de diffusion.

La limite la plus courante est de 10 ko. Si votre document est plus volumineux que la taille autorisée, vous devez le compresser (voir la documentation.

Si vous êtes vous-même responsable de liste, vous pouvez effectuer ce contrôle depuis :

  • Le bouton « Admin » dans l'arborescence de gauche .
  • Puis dans Configurer la liste, choisir Émission/Réception, puis Taille des messages.