Politique de gestion des listes et règles d'utilisation

Le service de listes de diffusion est disponible à toute la communauté universitaire strasbourgeoise sous réserve que son usage

  • ait un rapport avec ses activités à l'université et que l'objet de la liste soit précisé au moment de la demande ;

  • soit subordonné à l'obtention d'une autorisation préalable de son responsable hiérarchique ;

  • respecte la nomenclature de nommage assurant l'homogénéité et la cohérence du nom des listes.

    (Il est possible de demander une évolution de cette nomenclature ou une dérogation justifiée auprès du comité de nommage).

Profils et rôles associés

Le responsable des listes de diffusion, le « listmaster[1] », est garant de la bonne application de l'ensemble des règles définies par le comité de nommage.

Après la validation de la liste par listmasters[1] , le demandeur est « propriétaire[2] de liste ». Il a en charge le paramétrage et la bonne gestion de cette dernière. Avant d'inscrire toute personne à sa liste, il s'assure d'obtenir son consentement. A défaut, il prévient la personne de son inscription. Il est en outre bienvenu d'énoncer les règles d'échanges à l'ensemble des abonnés de la liste ; il rappelle les objectifs de la liste et précise qui sont les membres « abonnés[3] ».

Toute personne qui en fait la demande peut être désinscrite d'une liste.

Certains abonnés de liste pourront être amenés à modérer les échanges d'une liste. La modération est un gage de qualité. Elle garantit que les règles d'échanges soient respectées. Le « modérateur[4] » veillera, par exemple, à ce que les abonnés ne reçoivent pas de messages hors-sujet, de messages contenant des pièces jointes volumineuses, etc.

Un propriétaire de liste au moment de son départ de l'université, ou en cas de changement de fonctions, doit réfléchir à sa succession si la liste doit être maintenue. Il enregistre alors un second propriétaire (par exemple, le responsable administratif de sa composante ou la personne qui s'acquittera désormais du rôle référent à la gestion de la liste) sinon il informe le support.

Une liste peut toutefois être fermée ; les messages et documents peuvent être sauvegardés. La fermeture est effectuée sur demande au listmaster. Celle-ci est transmise via le support.

Un « code de bonne conduite » à respecter

Les messages transmis via listes de diffusion respectent, de façon générale, tout comme l'usage de la messagerie électronique classique, certaines règles de courtoisie et de respect des interlocuteurs (netiquette). Se référer à la Charte des Bons Usages Numériques pour les aspects relatifs aux communications électroniques.

On évitera l'envoi de documents joints. Il sera préférable en effet de faire usage de l'espace de partage de documents associé à la liste, en ligne sur Sympa.