Édition de fichiers en ligne à plusieurs, simultanément.

Édition en ligne simultanée : généralités.

Depuis juin 2020, la solution d'édition simultanée en ligne OnlyOffice est intégrée à Seafile.

Elle permet d'éditer un fichier qui nous appartient, ou qui nous a été partagé depuis Seafile en lecture/écriture, directement sur un navigateur, à plusieurs en temps réel.

Voici la liste des formats de fichiers supportés par OnlyOffice :

  • Fichiers textes : DOC, DOCX, ODT, OTT, RTF, TXT

  • Fichiers tableurs : XLS, XLSX, ODS, OTS, CSV

  • Fichiers présentations : PPT, PPTX, ODT, OTP

Vous trouverez ci-dessous la présentation détaillée de chacune des interfaces et fonctionnalités de l'édition en ligne (texte, tableur, présentation) .

Il existe également un guide de prise en main rapide qui vous aidera dans votre première utilisation de l'outil d'édition simultanée (disponible sur Ernest avec votre compte unistra).

Attention

Si vous souhaitez utiliser l'édition en ligne en dehors d'une édition simultanée, il est vivement recommandé de consulter le bloc "Mise en garde" en fin de documentation.

ÉcranInterface de l'éditeur de texte

  • 1

    Onglet Fichier

    L'onglet Fichier permet d'effectuer certaines opérations de base sur le fichier en cours :

    • enregistrer le fichier actuel (si l'option Enregistrement automatique est désactivée - voir paramètres avancés);

    • télécharger comme (enregistrer le document dans le format sélectionné sur le disque dur de l'ordinateur) ;

    • imprimer le fichier en pdf ;

    • voir des informations générales sur le document ;

    • accéder aux Paramètres avancés de l'éditeur ;

    • accéder à l'aide en ligne, pour retomber sur cette page d'aide, et ainsi rentrer dans une boucle infinie...

  • 2

    Onglet Accueil

    L'onglet Accueil s'ouvre par défaut lorsque vous ouvrez un document. Il permet entre autres d'agir sur ces points :

    • style

    • polices

    • retrait

    • listes à puces

    • alignement

    • fusion et publipostage

    • ...

    Vous pouvez consulter la version détaillée de la documentation de cet onglet sur le site d'aide OnlyOffice.

  • 3

    Onglet Insérer

    L'onglet Insertion permet d'ajouter des éléments de mise en page, ainsi que des objets visuels et des commentaires :

    • insérer une page vierge,

    • insérer des sauts de page, des sauts de section et des sauts de colonne,

    • insérer des en-têtes et pieds de page et des numéros de page,

    • insérer des tableaux, des images, des graphiques, des formes,

    • insérer des liens hypertexte, et des commentaires,

    • insérer des des zones de texte et des objets Text Art, des équations, des lettrines, des contrôles de contenu.

    Vous pouvez consulter la version détaillée de la documentation de cet onglet sur le site d'aide OnlyOffice.

  • 4

    Onglet Disposition

    L'onglet Disposition permet de modifier l'apparence du document : configurer les paramètres de la page et définir la disposition des éléments visuels.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

  • 5

    Onglet Références

    L'onglet Références permet de gérer différents types de références: ajouter et rafraîchir une table des matières, créer et éditer des notes de bas de page, insérer des hyperliens.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • créer et mettre à jour automatiquement une table des matières,

    • Insérer ses notes de bas de page,

    • Insérer des liens hypertexte,

    • Ajouter des marque-pages.

    Vous pouvez consulter la version détaillée de la documentation de cet onglet sur le site d'aide OnlyOffice.

  • 6

    Onglet Collaboration

    L'onglet Collaboration permet d'organiser le travail collaboratif sur le document.

    • co-édition,

    • commentaires,

    • suivi des modifications

    A noter que dans la version de bureau (en local, sur votre disque dur, une fois le fichier synchronisé), vous pouvez retrouver er gérer les commentaires et utiliser la fonction suivi des modifications.

    Point d'attention important : Veuillez consulter le paragraphe "Mise en garde" pour connaître le fonctionnement général du mode collaboratif, des avertissements et des conseils d'utilisation.

    Vous pouvez consulter la version détaillée de la documentation de cet onglet sur le site d'aide OnlyOffice.

  • 7

    Onglet Modules complémentaires

    L'onglet Modules complémentaires permet d'accéder à des fonctions d'édition avancées à l'aide de composants tiers disponibles.

    Ici vous pouvez également utiliser des macros pour simplifier les opérations de routine.

    Vous pouvez consulter la version détaillée de la documentation de cet onglet sur le site d'aide OnlyOffice.

  • 8

    La Barre d'état au bas de la fenêtre

    La Barre d'état au bas de la fenêtre de l'éditeur contient :

    • contient l'indicateur du numéro de page,

    • affiche certaines notifications (telles que "Toutes les modifications sauvegardées"),

    • permet de définir la langue du texte,

    • activer la vérification orthographique,

    • activer le mode suivi des modifications,

    • régler le zoom.

  • 9

    La barre latérale gauche

    La barre latérale gauche contient les icônes suivantes :

    • Icône Navigation - permet d'accéder au panneau de Navigation et de gérer les rubriques,

    • Le chat qui permet de discuter entres collaborateurs à propos du document ouvert.

      Attention : les messages du chat ne sont pas conservés sur la version de bureau (sur le disque dur en local une fois le fichier synchronisé ou téléchargé).

  • 10

    Barre latérale droite

    La barre latérale droite permet d'ajuster les paramètres supplémentaires de différents objets.

    Lorsque vous sélectionnez un objet particulier dans le texte, l'icône correspondante est activée dans la barre latérale droite.

    Cliquez sur cette icône pour développer la barre latérale droite.

ÉcranInterface de l'éditeur de tableur

  • 1

    Onglet Fichier

    L'onglet Fichier permet d'effectuer certaines opérations de base sur le fichier en cours.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • voir des informations générales sur le classeur,

    • accéder aux Paramètres avancés de l'éditeur,

    • accéder à l'aide en ligne, pour accéder à cette documentation, et ainsi avoir l'occasion de vivre une boucle ... #lejourdelamarmotte

  • 2

    Onglet Accueil

    L'onglet Accueil s'ouvre par défaut lorsque vous ouvrez un classeur. Il permet de formater des cellules et des données en leur sein, appliquer des filtres, insérer des fonctions.

    D'autres options sont également disponibles ici, telles que les jeux de couleurs, la fonction "Formater en tant que modèle de tableau", etc.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • définir le type de police, la taille, le style et la couleur,

    • aligner les données dans les cellules,

    • ajouter des bordures de cellules et fusionner des cellules,

    • insérer des fonctions et créer des plages nommées,

    • trier et filtrer les données,

    • modifier le format de nombre,

    • ajouter ou supprimer des cellules, lignes ou colonnes,

    • copier/effacer la mise en forme des cellules,

    • appliquer un modèle de table à une plage de cellules sélectionnée.

    Consulter la documentation détaillée OnlyOffice pour cet onglet.

  • 3

    Onglet Insérer

    L'onglet Insérer permet d'ajouter des objets visuels et des commentaires dans votre feuille de calcul.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • insérer des images, des formes, des zones de texte et des objets Text Art, des graphiques,

    • insérer des commentaires et des liens hypertexte,

    • insérer des équations.

    Consulter la documentation détaillée OnlyOffice pour cet onglet.

  • 4

    Onglet Mise en page

    L'onglet Mise en page permet de modifier l'apparence de la feuille de calcul : configurer les paramètres de la page et définir la disposition des éléments visuels.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • ajuster les marges, l'orientation, la taille de la page,

    • spécifier une zone d'impression,

    • aligner et ordonner plusieurs objets (images, graphiques, formes).

    Consulter la documentation détaillée OnlyOffice pour cet onglet.

  • 5

    Onglet Formule

    L'onglet Formule permet :

  • 6

    Onglet Données

    L'onglet Données permet de :

    • créer et gérer des filtres

    • effectuer des tris personnalisés

    • groupe / dissocier

  • 7

    Onglet tableau croisé dynamique

    L'onglet Tableau croisé dynamique permet de modifier l'apparence d'un tableau croisé dynamique existant.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • sélectionnez un tableau croisé dynamique entier en un seul clic,

    • mettre en évidence certaines lignes/colonnes en leur appliquant une mise en forme spécifique,

    • choisir l'un des styles de tableaux prédéfinis.

  • 8

    Onglet Collaboration

    L'onglet Collaboration permet d'organiser le travail collaboratif sur la feuille de calcul.

    Dans la version en ligne, vous pouvez partager le fichier, sélectionner un mode de co-édition, gérer les commentaires. Dans la version de bureau, vous pouvez gérer les commentaires.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • ajouter des commentaires au document,

    • ouvrir la fenêtre de Chat (disponible uniquement dans la version en ligne).

    A noter que dans la version de bureau (en local, sur votre disque dur, une fois le fichier synchronisé), vous pouvez retrouver et gérer les commentaires et utiliser la fonction suivi des modifications.

    Point d'attention important : Veuillez consulter le paragraphe "Mise en garde" pour connaître le fonctionnement général du mode collaboratif, des avertissements et des conseils d'utilisation.

  • 9

    Onglet Plugins

    L'onglet Plugins (modules complémentaires) permet d'accéder à des fonctions d'édition avancées à l'aide de composants tiers disponibles.

    Ici vous pouvez également utiliser des macros pour simplifier les opérations de routine.

    Consulter la documentation détaillée OnlyOffice pour cet onglet.

  • 10

    Barre latérale droite

    La barre latérale droite permet d'ajuster les paramètres supplémentaires de différents objets.

    Lorsque vous sélectionnez un objet particulier sur une diapositive, l'icône correspondante est activée dans la barre latérale droite.

    Cliquez sur cette icône pour développer la barre latérale droite.

  • 11

    Barre latérale gauche

    La barre latérale gauche contient les icônes suivantes :

    • Icône Recherche - permet d'utiliser l'outil Rechercher et remplacer,
    • Icône Commentaires - permet d'ouvrir le panneau Commentaires,
    • Chat - (disponible dans la version en ligne seulement) permet d'ouvrir le panneau de Chat
  • 12

    Barre d'état bas de fenêtre

    La Barre d'état en bas de la fenêtre de l'éditeur contient des outils de navigation : boutons de navigation de feuille, onglets de feuille et boutons de zoom.

    La Barre d'état affiche également le nombre d'enregistrements filtrés si vous appliquez un filtre ou les résultats des calculs automatiques si vous sélectionnez plusieurs cellules contenant des données.

ÉcranInterface de l'éditeur de présentation

  • 1

    Onglet Fichier

    L'onglet Fichier permet d'effectuer certaines opérations de base sur le fichier en cours.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • télécharger comme (enregistrer le document dans le format sélectionné sur le disque dur de l'ordinateur),

    • imprimer au format pdf

    • voir et modifier les informations générales sur la présentation (descriptif)

    • accéder aux Paramètres avancés de l'éditeur,

    • accéder à cette fameuse aide en ligne.

  • 2

    Onglet Accueil

    L'onglet Accueil s'ouvre par défaut lorsque vous ouvrez une présentation.

    Il permet de définir les paramètres généraux de la diapositive, formater le texte, insérer des objets, les aligner et les organiser.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

  • 3

    Onglet Insertion

    L'onglet Insertion permet d'ajouter des objets visuels et des commentaires dans votre présentation.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

  • 4

    Onglet Collaboration

    L'onglet Collaboration permet d'organiser le travail collaboratif sur la présentation.

    Dans la version en ligne, vous pouvez partager le fichier, sélectionner un mode de co-édition, gérer les commentaires. Dans la version de bureau, vous pouvez gérer les commentaires.

    En utilisant cet onglet, vous pouvez :

    • spécifier les paramètres de partage (disponible uniquement dans la version en ligne),

    • basculer entre les modes d'édition collaborative Strict et Rapide (disponible uniquement dans la version en ligne),

    • ajouter des commentaires au document,

    • ouvrir le panneau de Chat (disponible uniquement dans la version en ligne).

      A noter que dans la version de bureau (en local, sur votre disque dur, une fois le fichier synchronisé), vous pouvez retrouver et gérer les commentaires et utiliser la fonction suivi des modifications.

      Point d'attention important : Veuillez consulter le paragraphe "Mise en garde" pour connaître le fonctionnement général du mode collaboratif, des avertissements et des conseils d'utilisation.

  • 5

    Onglet Plugins

    L'onglet Plugins (modules complémentaires) permet d'accéder à des fonctions d'édition avancées à l'aide de composants tiers disponibles.

    Ici vous pouvez également utiliser des macros pour simplifier les opérations de routine.

    Consulter la documentation détaillée OnlyOffice pour cet onglet.

  • 6

    Barre latérale droite

    La barre latérale droite permet d'ajuster les paramètres supplémentaires de différents objets.

    Lorsque vous sélectionnez un objet particulier sur une diapositive, l'icône correspondante est activée dans la barre latérale droite.

    Cliquez sur cette icône pour développer la barre latérale droite.

  • 7

    Barre latérale gauche

    La barre latérale gauche contient les icônes suivantes :

    • Icône Recherche - permet d'utiliser l'outil Rechercher et remplacer,
    • Icône Commentaires - permet d'ouvrir le panneau Commentaires,
    • Chat - (disponible dans la version en ligne seulement) permet d'ouvrir le panneau de Chat, ainsi que les icônes qui permettent de contacter notre équipe de support et de visualiser les informations sur le programme.
  • 8

    Barre d'état en bas de fenêtre

    La Barre d'état en bas de la fenêtre de l'éditeur contient l'icône Démarrer le diaporama et certains outils de navigation : l'indicateur de numéro de diapositive et les boutons de zoom.

    La Barre d'état affiche également certaines notifications (telles que "Toutes les modifications enregistrées", etc.)

    et permet de définir la langue du texte et d'activer la vérification orthographique.

AttentionMise en garde concernant l'édition en ligne

Ce nouveau module d'édition de fichier en ligne, intégré à seafile, est sensible. Il met en œuvre des procédés techniques complexes.

En dehors d'une utilisation simultanée, il est à utiliser avec circonspection.

Si vous souhaitez l'utiliser à plusieurs de manière asynchrone, en dehors d'une édition simultanée, veuillez prendre connaissance attentivement des paragraphes ci-dessous.

Voici deux règles majeures à connaître pour bien utiliser l'édition en ligne sur Seafile.

  • Ne renommez pas un fichier sauvagement ! Assurez-vous d'abord que personne n'est en train de modifier ce fichier en ligne.

Si vous renommez un fichier sur Seafile pendant que vous le modifier en ligne, les dernières modifications en ligne seront perdues.

  • Si vous travaillez à plusieurs sur un fichier, utilisez tous l'édition en ligne pour modifier ce fichier, ou ne l'utilisez pas !

Limitez l'édition en ligne à des fichiers qui nécessitent véritablement une édition simultanée. Le mix client de synchronisation / édition en ligne entraînera probablement à terme des conflits, voire des pertes (explications détaillées ci-dessous).

==> Comportement de Seafile et OnlyOffice en utilisant l'édition en ligne ET le client de synchronisation (Nous nous sommes inspirés de l'analyse de Camille Herry de l'Université de Lorraine) :

Lorsqu'un même document est ouvert simultanément sur Seafile web et depuis le client de synchronisation Seafile. Trois différents cas peuvent se présenter :

  • Premier cas : On ferme l'onglet Onlyoffice, avant l'enregistrement du client de synchronisation. Dès la fermeture, Onlyoffice effectue un push depuis son cache vers le système de fichiers Seafile. Si ensuite nous procédons à l'enregistrement du document ouvert en local sur l'ordinateur via le client de synchronisation, celui-ci déclenche une synchronisation. Le fichier, précédemment sauvegardé, est préfixé par _conflict-<date>-<heure>.<nom du fichier> et le nouveau fichier présent sur le système de fichiers Seafile est téléchargé sur le poste.
  • Deuxième cas : On enregistre le document ouvert par le client de synchronisation avant de fermer l'onglet Onlyoffice. Lorsqu‘on enregistre toutes les modifications du document, ouvert en local sur l'ordinateur via le client de synchronisation, les modifications sont synchronisées et envoyées vers le système de fichiers Seafile. Si ensuite nous procédons, à la fermeture de la fenêtre Onlyoffice, un push est effectué du cache vers le système de fichiers Seafile. La version qui est conservée, correspond à la version d'Onlyoffice.
  • Troisième cas : Monsieur « A » ouvre un document via Onlyoffice et Monsieur « B » ouvre ce même document depuis le client de synchronisation. Monsieur « B » effectue ses modifications et les enregistre. Comme dans le cas précédent, les modifications sont synchronisées et envoyées vers le système de fichiers de Seafile. Monsieur « A » continue l'édition du document, et Monsieur « C » décide de collaborer sur le même document. À ce moment-là, Onlyoffice récupère la dernière version enregistrée sur le système de fichiers Seafile, qui est alors différente de la version en cache sur le serveur Onlyoffice. Monsieur « A » et Monsieur « C » ne travaillent donc pas sur la même version de révision du document. La version conservée au final correspondra à la fermeture du dernier onglet Onlyoffice ouvert.